Công ty cũ ngừng hoạt động không làm mất thu nhập đã kê khai hay số thuế đã khấu trừ của người lao động, nhưng có thể làm dữ liệu của mình trên hệ thống thuế bị thiếu — nếu công ty dừng trước khi kịp khai hoặc quyết toán. Vì vậy người lao động nên tự tra ba thứ: trạng thái công ty cũ, thu nhập mà công ty đã khai cho mình, và số thuế đã bị trừ có hiện trên hệ thống không. Tra bằng tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại.
Việc quan trọng hơn là gom bằng chứng ngay khi còn gom được: phiếu lương, hợp đồng, sao kê nhận lương, chứng từ khấu trừ. Công ty đã ngừng thì không ai quyết toán thay mình nữa; người lao động thường phải tự quyết toán, và những giấy tờ này là thứ duy nhất chứng minh số đã bị trừ.
Mỗi trạng thái của công ty cũ ảnh hưởng tới mình thế nào
| Trạng thái tra được | Nghĩa là | Với người lao động |
|---|---|---|
| Tạm ngừng kinh doanh | Công ty tạm dừng có thời hạn | Thu nhập các tháng trước khi tạm ngừng thường đã được khai; kiểm tra lại |
| Ngừng hoạt động, chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế (03) | Đã dừng nhưng thủ tục dở dang | Có thể chưa quyết toán năm cuối; dữ liệu thu nhập năm đó dễ thiếu |
| Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (06) | Cơ quan thuế xác minh không thấy công ty ở địa chỉ | Thường là tình huống khó nhất: tờ khai các kỳ cuối có thể chưa nộp |
| Đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Thủ tục đã hoàn tất | Trước khi chấm dứt, công ty phải quyết toán; dữ liệu thường đầy đủ hơn |
Không trạng thái nào cho phép kết luận công ty “trốn thuế” hay “nợ thuế của mình”. Trạng thái chỉ gợi ý mức độ cần kiểm tra. Điều người lao động cần là dữ liệu của chính mình trên hệ thống có đủ hay không.
Tra thu nhập và số thuế đã bị trừ
Đăng nhập tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế bằng số định danh. Tìm phần tra cứu thông tin thu nhập do tổ chức trả thu nhập kê khai, chọn năm cần xem. Ghi lại cho công ty cũ:
- Tổng thu nhập chịu thuế công ty đã khai cho mình.
- Số thuế đã khấu trừ công ty đã khai.
- Kỳ nào có dữ liệu, kỳ nào không.
Rồi so với phiếu lương từng tháng. Ví dụ giả định: một người làm ở công ty cũ từ tháng 1 tới tháng 8, phiếu lương tháng nào cũng có dòng “thuế thu nhập cá nhân” bị trừ. Trên hệ thống chỉ thấy dữ liệu tới tháng 5. Ba tháng cuối là phần cần giấy tờ chứng minh — rất có thể là giai đoạn công ty đã gặp khó khăn và ngừng khai.
Gom bằng chứng khi còn gom được
Những thứ nên có, xếp theo mức độ quan trọng:
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do công ty cấp. Nếu công ty còn người phụ trách, gửi đề nghị cấp ngay, ghi rõ số định danh và các tháng.
- Phiếu lương hằng tháng có dòng thuế bị trừ.
- Hợp đồng lao động và các phụ lục thay đổi lương.
- Sao kê tài khoản nhận lương — chứng minh số thực nhận khớp với phiếu lương sau khi trừ thuế.
- Tin nhắn, thư điện tử của bộ phận nhân sự, kế toán về lương, thuế.
Liên lạc với đồng nghiệp cũ cũng hữu ích: nhiều người cùng một tình huống thì dễ biết ai còn giữ liên lạc với người đại diện hoặc kế toán cũ, và việc cùng gửi đề nghị có trọng lượng hơn.
Tự quyết toán thay vì chờ công ty
Công ty đã ngừng hoạt động thì không thể nhận uỷ quyền quyết toán thay cho người lao động. Nếu năm đó mình thuộc diện phải quyết toán — ví dụ có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc muốn được hoàn số đã trừ thừa — thì tự làm. Hạn tự quyết toán của cá nhân là ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm, theo Luật Quản lý thuế (kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi).
Khi kê khai, ghi đủ thu nhập thực nhận từ công ty cũ, kể cả phần công ty chưa khai trên hệ thống, và ghi số thuế đã bị khấu trừ theo chứng từ mình có. Đính kèm bằng chứng cho phần không có trên hệ thống. Cơ quan thuế có thể đề nghị giải trình; khi đó giấy tờ đã gom là câu trả lời.
Về nguyên tắc, nghĩa vụ nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách thuộc về tổ chức trả thu nhập. Người lao động đã bị trừ thật và chứng minh được thì có cơ sở để đề nghị cơ quan thuế ghi nhận. Cách xử lý cụ thể khi công ty chưa nộp phụ thuộc hồ sơ từng trường hợp, nên hỏi cơ quan thuế quản lý nơi mình cư trú hoặc làm việc.
Khi không gom được giấy tờ nào
Có trường hợp công ty trả lương tiền mặt, không đưa phiếu lương, rồi đóng cửa mất liên lạc. Khi đó:
- Viết lại một bảng liệt kê các tháng làm việc, mức lương thoả thuận, số đã nhận — càng cụ thể càng tốt.
- Tìm bất kỳ dấu vết nào: tin nhắn thông báo lương, ảnh chụp bảng lương, xác nhận của đồng nghiệp.
- Kiểm tra quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của mình — đây là dữ liệu độc lập cho thấy mình có quan hệ lao động với công ty trong những tháng đó.
- Trình bày với cơ quan thuế khi quyết toán, kèm những gì có được.
Không nên khai số thuế đã bị trừ mà mình không có bằng chứng nào, chỉ theo ước đoán. Khai trung thực phần mình chứng minh được, và trình bày phần còn lại.
Đi làm nơi mới: những gì nên báo cho nơi mới
Nếu đã sang làm ở công ty khác trong cùng năm, vài điều nên nói rõ với bộ phận nhân sự nơi mới để tránh vướng khi quyết toán:
- Trong năm có thu nhập ở công ty cũ — nơi mới cần biết để tư vấn mình có được uỷ quyền quyết toán hay phải tự làm.
- Người phụ thuộc đang đăng ký qua công ty cũ — cần đăng ký lại qua nơi mới để tiếp tục được giảm trừ từ tháng bắt đầu làm ở đó. Công ty cũ ngừng hoạt động không có nghĩa đăng ký cũ tự chuyển sang.
- Giảm trừ bản thân — chỉ tính ở một nơi trong cùng một tháng; tháng chuyển việc cần để ý để không bị tính hai lần.
Nơi mới không chịu trách nhiệm cho phần thu nhập ở công ty cũ, nhưng họ là người hiểu rõ quy trình và thường giúp được nhiều trong việc chuẩn bị hồ sơ tự quyết toán.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: nhập mã số thuế công ty cũ (có trên hợp đồng, phiếu lương hoặc chứng từ khấu trừ) để xem trạng thái hiện tại và ngày tra.
- Tài khoản thuế điện tử cá nhân, ứng dụng thuế: xem thu nhập và số thuế đã khấu trừ theo từng nơi trả, từng năm.
- Dữ liệu bảo hiểm xã hội của cá nhân: đối chiếu thời gian làm việc.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi dữ liệu thiếu mà không liên lạc được công ty.
Tra định kỳ một lần mỗi năm, sau hạn quyết toán của tổ chức, là thói quen tốt với mọi người đi làm — không chỉ khi công ty cũ có chuyện.
Bước tiếp theo
- Tra trạng thái công ty cũ trên trang tra cứu, chụp lại kèm ngày.
- Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân, ghi thu nhập và số thuế công ty cũ đã khai cho mình theo từng năm.
- So với phiếu lương; đánh dấu các tháng thiếu dữ liệu.
- Gom chứng từ khấu trừ, phiếu lương, hợp đồng, sao kê; gửi đề nghị cấp chứng từ nếu còn liên lạc được.
- Tự quyết toán đúng hạn, kê đủ thu nhập, đính kèm bằng chứng cho phần chưa có trên hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Công ty cũ không còn ai, xin chứng từ khấu trừ ở đâu?
Nếu không liên lạc được ai, chứng từ khấu trừ gần như không xin được. Dùng phiếu lương, sao kê và hợp đồng làm bằng chứng thay thế, và trình bày với cơ quan thuế khi quyết toán.
Công ty đã trừ thuế của mình nhưng không nộp, mình có phải nộp lại không?
Nghĩa vụ nộp số đã khấu trừ thuộc về công ty. Người lao động chứng minh được đã bị trừ thì có cơ sở đề nghị ghi nhận. Cách xử lý cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý vì phụ thuộc hồ sơ từng trường hợp.
Năm đó chỉ làm ở công ty cũ, có bắt buộc quyết toán không?
Không phải ai cũng bắt buộc. Nếu số thuế đã trừ đúng và không thuộc diện phải quyết toán thì có thể không cần làm. Nhưng nếu muốn được hoàn phần trừ thừa thì phải tự quyết toán.
Tra trạng thái công ty cũ có cần tài khoản không?
Không. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho phép ai cũng tra được bằng mã số thuế. Chỉ có thu nhập của mình là phải đăng nhập tài khoản cá nhân.
Công ty cũ chuyển sang trạng thái 06 có ảnh hưởng tới công việc mới của mình không?
Không trực tiếp. Trạng thái của công ty cũ không gắn với hồ sơ thuế của cá nhân người lao động. Điều cần làm chỉ là giữ cho dữ liệu thu nhập của mình đầy đủ và đúng.
Mình từng đứng tên người đại diện của công ty cũ thì sao?
Đó là tình huống khác hẳn. Người đại diện theo pháp luật gánh trách nhiệm lớn hơn nhiều với nghĩa vụ còn dang dở của công ty, có thể bị tạm hoãn xuất cảnh khi công ty nợ thuế. Cần xử lý hồ sơ của công ty chứ không chỉ hồ sơ cá nhân.
