Để hoá đơn công tác không bị trả lại, nhân viên chỉ cần làm hai việc: trước khi đi, mang theo đúng tên, mã số thuế, địa chỉ và thư điện tử nhận hoá đơn của công ty; trước khi nộp, tự tra từng hoá đơn điện tử bằng mã tra cứu của người bán hoặc trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế. Hai phút cho mỗi tờ tiết kiệm được cả tuần đi lại xin hoá đơn khác.
Kế toán trả hoá đơn không phải vì khó tính. Chi phí công tác muốn được tính khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, gắn với công việc thật và thanh toán đúng cách. Tờ hoá đơn sai tên công ty hay không tra được trên hệ thống thì kế toán không có cách nào “chữa” sau khi chuyến đi đã kết thúc.
Vì sao hoá đơn công tác hay bị trả lại
Nhìn lại những tờ bị trả, nguyên nhân thường rơi vào vài nhóm:
- Thông tin người mua sai: sai một chữ trong tên công ty, sai mã số thuế, hoặc ghi tên cá nhân nhân viên thay vì công ty.
- Chỉ có phiếu thanh toán, không có hoá đơn điện tử — nhân viên tưởng tờ in ra từ máy quẹt thẻ hay phiếu tạm tính là hoá đơn.
- Hoá đơn gửi về hộp thư cá nhân rồi bị lẫn, không ai chuyển cho kế toán.
- Không tra được trên hệ thống vì người bán chưa gửi dữ liệu, hoặc mã tra cứu ghi sai.
- Nội dung không khớp chuyến đi: ngày trên hoá đơn nằm ngoài lịch công tác, địa điểm khác nơi được cử đi.
Hầu hết lỗi này phát sinh ngay tại quầy, lúc người bán hỏi thông tin xuất hoá đơn mà nhân viên đọc vội hoặc không nhớ.
Chuẩn bị trước chuyến đi
Mỗi nhân viên hay đi công tác nên có sẵn trên điện thoại một ảnh hoặc ghi chú gồm bốn dòng, do kế toán cung cấp:
- Tên công ty đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký.
- Mã số thuế — nếu là chi nhánh được giao tự hạch toán chi phí công tác thì dùng mã của chi nhánh; hỏi kế toán cho rõ.
- Địa chỉ đúng như đăng ký thuế.
- Thư điện tử chung nhận hoá đơn của công ty, không phải hộp thư cá nhân.
Kèm theo đó là giấy cử đi công tác hoặc lịch công tác được duyệt, và nếu công ty có thẻ thanh toán dùng cho công tác thì mang theo. Người bán hàng quen đọc mã số thuế từ ảnh chụp hơn là nghe đọc số, nên đưa màn hình cho họ nhìn thay vì đọc.
Lấy hoá đơn ở từng loại dịch vụ
| Dịch vụ | Lấy hoá đơn thế nào | Hay vướng ở đâu |
|---|---|---|
| Khách sạn | Báo thông tin công ty khi nhận phòng, xác nhận lại khi trả phòng | Đặt phòng qua trung gian: người xuất hoá đơn có thể là khách sạn hoặc bên trung gian, hỏi trước |
| Nhà hàng, quán ăn | Đề nghị xuất hoá đơn ngay khi thanh toán | Nhiều nơi dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền; cần báo thông tin trước khi in bill |
| Xe công nghệ, taxi | Khai báo thông tin công ty trong ứng dụng hoặc đề nghị qua kênh hỗ trợ của hãng | Hoá đơn thường gửi theo chuyến hoặc gộp theo kỳ về thư điện tử đã khai |
| Vé máy bay, tàu, xe khách | Nhập thông tin xuất hoá đơn khi đặt vé hoặc trên trang của đơn vị vận tải | Có thời hạn yêu cầu xuất hoá đơn sau chuyến đi; để lâu có thể không xin được |
| Xăng dầu | Đề nghị hoá đơn tại cửa hàng khi đổ | Xe cá nhân dùng cho công tác: thống nhất trước với công ty về chế độ khoán hay thanh toán theo hoá đơn |
Nguyên tắc chung: đề nghị hoá đơn tại chỗ, trước hoặc ngay khi thanh toán. Xin sau vài ngày thì phần lớn người bán vẫn xuất được, nhưng tốn công liên lạc và dễ quên.
Tự tra một hoá đơn trong hai phút
Hoá đơn điện tử nhận qua thư thường kèm đường dẫn và mã tra cứu trên trang của người bán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn. Cách chắc hơn là tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, không cần tài khoản, bằng các thông tin trên tờ hoá đơn. Kiểm tra lần lượt:
- Hoá đơn có trên hệ thống và trạng thái bình thường.
- Người bán đúng là khách sạn, nhà hàng mình đã dùng.
- Người mua đúng tên, mã số thuế công ty — đọc từng số.
- Ngày và số tiền khớp với ngày sử dụng dịch vụ và số đã trả.
Tờ nào sai ở bước 3 hoặc 4, liên hệ người bán ngay khi còn nhớ giao dịch, đề nghị xử lý hoá đơn sai sót theo đúng quy định. Người bán mới là bên lập lại, nhân viên hay kế toán bên mua không tự sửa được.
Thanh toán sao cho đủ chứng từ
Ngoài hoá đơn, cách trả tiền cũng quan trọng. Theo Luật 48/2024/QH15, hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng có yêu cầu về chứng từ thanh toán, tra điều kiện cụ thể ở quy định hiện hành. Thực tế cho nhân viên:
- Khoản lớn như tiền phòng nhiều đêm, vé máy bay: trả bằng thẻ công ty hoặc để công ty chuyển khoản trực tiếp.
- Nếu phải trả bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn ứng, lưu biên lai quẹt thẻ và sao kê; hỏi kế toán trước về cách công ty chấp nhận.
- Không trả tiền mặt cho khoản lớn rồi mới xin hoá đơn.
Những việc không nên làm
- Không xin tách một bữa ăn thành nhiều hoá đơn nhỏ hay gộp nhiều bữa thành một, để lách hạn mức nội bộ hay điều kiện thanh toán. Đây là làm sai lệch hoá đơn, rủi ro cho cả người bán lẫn công ty.
- Không xin hoá đơn ghi số tiền cao hơn thực trả, không nhận hoá đơn của khách khác, không mua hoá đơn. Chi phí không có giao dịch thật đứng sau sẽ bị loại và có thể bị xử lý nặng hơn.
- Không lấy hoá đơn tên cá nhân cho khoản công ty sẽ thanh toán, trừ khi quy chế công tác của công ty có cách xử lý riêng.
- Không để hoá đơn nằm trong hộp thư cá nhân tới cuối tháng.
Khoản chi thật mà không lấy được hoá đơn, hãy báo kế toán ngay, kèm bằng chứng thanh toán. Kế toán sẽ quyết định cách xử lý theo quy chế nội bộ; đừng tự “kiếm” một tờ hoá đơn khác cho đủ.
Kế toán nhận hồ sơ công tác: kiểm theo thứ tự nào
Phần này dành cho kế toán, nhưng nhân viên đọc để biết hồ sơ của mình sẽ được xem thế nào. Một thứ tự kiểm gọn:
- Đối chiếu ngày. Ngày trên từng hoá đơn nằm trong lịch công tác đã duyệt. Tờ lệch ngày thì hỏi lý do trước khi trả lại, vì có khi là hoá đơn xuất gộp cuối kỳ của hãng xe hay đơn vị vận tải.
- Đối chiếu nơi. Địa chỉ người bán hợp lý với nơi được cử đi.
- Tra trên cổng hoá đơn điện tử những tờ chưa được nhân viên tra, hoặc tra lại hàng loạt nếu công ty có tài khoản trên cổng.
- Đối chiếu tiền với chứng từ thanh toán: sao kê thẻ công ty, biên lai, chuyển khoản.
- Kiểm định mức nội bộ như tiền phòng, tiền ăn theo quy chế công tác của công ty.
Tờ nào không đạt, ghi rõ lý do bằng chữ trên phiếu trả lại để nhân viên biết đi xin gì. Trả lại mà chỉ nói “không hợp lệ” thì lần sau nhân viên vẫn mắc đúng lỗi đó. Sau vài tháng, gom các lý do trả lại hay gặp nhất thành một trang hướng dẫn gửi cho người hay đi công tác — cách này giảm số hoá đơn bị trả rõ rệt.
Bước tiếp theo
- Xin kế toán bốn dòng thông tin xuất hoá đơn của công ty, lưu vào điện thoại.
- Trong chuyến đi, đề nghị hoá đơn tại chỗ và báo thư điện tử chung của công ty.
- Trước khi nộp, tra từng hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử: có trên hệ thống, đúng người bán, đúng người mua, đúng ngày và tiền.
- Gom hoá đơn, chứng từ thanh toán và giấy cử đi công tác vào một bộ, nộp đề nghị thanh toán trong tuần.
- Tờ nào sai, liên hệ người bán xử lý ngay, ghi chú cho kế toán biết đang chờ.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ăn uống ghi tên nhân viên thay vì tên công ty có dùng được không?
Thường không được dùng làm hoá đơn của công ty. Người mua trên hoá đơn phải là công ty nếu công ty là bên chi trả. Đề nghị người bán xử lý sai sót theo quy định nếu còn kịp.
Phiếu in từ máy quẹt thẻ có thay được hoá đơn không?
Không. Phiếu quẹt thẻ là bằng chứng thanh toán, không phải hoá đơn. Cần cả hai: hoá đơn do người bán lập và chứng từ thanh toán.
Đặt phòng qua trang trung gian thì ai xuất hoá đơn?
Tuỳ cách đặt và cách thanh toán: có trường hợp khách sạn xuất, có trường hợp bên trung gian xuất cho phần họ thu. Hỏi rõ trước khi đặt, và nếu cần hoá đơn đầy đủ tiền phòng thì chọn cách thanh toán phù hợp.
Tra hoá đơn trên cổng mà chưa thấy, có phải hoá đơn giả không?
Chưa chắc. Có thể người bán chưa gửi dữ liệu hoặc mình nhập sai thông tin tra. Thử lại sau một hai ngày; nếu vẫn không thấy, liên hệ người bán và báo kế toán.
Chi phí taxi nhỏ lẻ có cần hoá đơn không?
Nếu công ty muốn tính vào chi phí được trừ thì cần chứng từ hợp lệ theo quy định. Với xe công nghệ, khai thông tin công ty trong ứng dụng để nhận hoá đơn tự động là cách gọn nhất.
Quên xin hoá đơn khách sạn, về rồi xin lại được không?
Thường được nếu liên hệ sớm và người bán còn dữ liệu giao dịch. Gửi thư kèm thông tin đặt phòng, ngày ở và thông tin công ty. Để càng lâu càng khó.
