Khi một giao dịch có thêm hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh, quy tắc là: hoá đơn thay thế thì bản gốc hết giá trị, chỉ dùng bản thay thế; hoá đơn điều chỉnh thì bản gốc vẫn còn, dùng cả hai và lấy phần chênh lệch cộng hoặc trừ vào số gốc. Muốn biết chắc bản nào đang có hiệu lực, tra cả hai tờ trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: bản gốc sẽ mang trạng thái cho biết nó đã bị thay thế hoặc bị điều chỉnh.
Sai hay gặp ở bên mua không nằm ở chỗ không hiểu quy tắc, mà ở chỗ không đọc dòng ghi chú trên hoá đơn mới và không đối chiếu ngược về tờ cũ. Kết quả là kê trùng hai tờ, bỏ sót tờ điều chỉnh giảm, hoặc bộ phận thanh toán vẫn trả tiền theo số trên tờ gốc.
Thay thế và điều chỉnh khác nhau ở đâu
| Hoá đơn thay thế | Hoá đơn điều chỉnh | |
|---|---|---|
| Dùng khi | Hoá đơn gốc sai và hai bên chọn lập lại một tờ mới đầy đủ | Hoá đơn gốc sai về số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền… và hai bên chọn lập tờ ghi phần chênh |
| Bản gốc sau đó | Không còn giá trị sử dụng | Vẫn còn giá trị, đi kèm tờ điều chỉnh |
| Nội dung tờ mới | Toàn bộ thông tin đúng của giao dịch | Chỉ phần tăng hoặc giảm so với bản gốc |
| Bên mua kê khai | Lấy số trên tờ thay thế | Lấy số gốc cộng hoặc trừ phần điều chỉnh |
Việc người bán chọn thay thế hay điều chỉnh, và có cần văn bản thoả thuận giữa hai bên trước khi lập hay không, được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và từ 1/7/2026 còn có Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử. Bên mua không cần thuộc lòng các trường hợp; chỉ cần đọc đúng tờ mình nhận được và tra lại trên cổng.
Đọc dòng ghi chú trên hoá đơn mới
Hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh luôn phải cho biết nó liên quan tới tờ nào. Tìm trên tờ mới một dòng có dạng “thay thế cho hoá đơn…” hoặc “điều chỉnh cho hoá đơn…”, kèm ký hiệu, số, ngày của tờ gốc. Ba việc cần làm ngay khi nhận:
- Ghi lại ký hiệu, số, ngày của tờ gốc được nhắc tới.
- Tìm tờ gốc trong hồ sơ của mình: đã nhận chưa, đã kê khai kỳ nào, đã thanh toán bao nhiêu.
- Kiểm tra phần điều chỉnh là tăng hay giảm. Tờ điều chỉnh giảm thường ghi số âm hoặc ghi rõ chữ “giảm”; đừng cộng nhầm thành tăng.
Nếu tờ mới không có dòng liên kết nào mà người bán nói là “hoá đơn thay cho tờ trước”, đó là dấu hiệu lập sai cách. Đề nghị người bán làm lại đúng quy định, vì bên mua không thể tự quyết tờ nào bỏ, tờ nào giữ.
Tra trạng thái trên cổng hoá đơn điện tử
Trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, tra lần lượt cả tờ gốc lẫn tờ mới bằng mã số thuế người bán, ký hiệu, số hoá đơn và số tiền. Những gì nên thấy:
- Tờ gốc mang trạng thái cho biết đã bị thay thế hoặc đã bị điều chỉnh. Cách ghi trên cổng có thể thay đổi theo từng thời kỳ, nhưng ý nghĩa là như vậy.
- Tờ mới mang trạng thái là hoá đơn thay thế hoặc hoá đơn điều chỉnh, và thông tin liên kết về tờ gốc.
Doanh nghiệp có tài khoản trên cổng thì tra theo danh sách hoá đơn đầu vào trong kỳ, lọc theo người bán. Cách này bắt được cả trường hợp người bán đã lập tờ thay thế mà quên gửi cho mình — tình huống không hiếm khi người bán đổi kế toán hoặc gửi nhầm địa chỉ thư.
Nếu tờ gốc trên cổng vẫn mang trạng thái bình thường trong khi mình đã nhận một tờ “thay thế”, hãy hỏi người bán ngay. Có thể tờ mới chưa được gửi lên cơ quan thuế, hoặc lập nhầm liên kết.
Ghi vào bảng kê đầu vào cho đúng
Ví dụ giả định để hình dung. Tháng 3, công ty nhận hoá đơn mua vật tư 50 triệu đồng chưa thuế, thuế 10%. Tháng 4 phát hiện đơn giá sai.
| Cách người bán xử lý | Hồ sơ bên mua có | Số dùng để tính |
|---|---|---|
| Lập hoá đơn thay thế, đúng giá là 45 triệu đồng | Tờ gốc (hết giá trị) và tờ thay thế | Chỉ tờ thay thế: 45 triệu đồng, thuế 4,5 triệu đồng |
| Lập hoá đơn điều chỉnh giảm 5 triệu đồng | Tờ gốc và tờ điều chỉnh giảm | 50 triệu trừ 5 triệu: 45 triệu đồng, thuế 4,5 triệu đồng |
Kết quả cuối giống nhau, nhưng cách ghi sổ khác. Điều quan trọng là tờ gốc đã kê vào kỳ tháng 3 thì phải xử lý phần chênh: kê khai vào kỳ nào, bổ sung kỳ cũ hay ghi vào kỳ hiện tại, phụ thuộc quy định về kê khai hoá đơn điều chỉnh, thay thế đang hiệu lực và bản chất sai sót. Đây là chỗ nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm nghề nếu chưa chắc, thay vì làm theo thói quen cũ.
Với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào còn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15. Khi số tiền thay đổi sau điều chỉnh, đối chiếu lại số đã thanh toán với số trên hoá đơn cuối cùng.
Chuỗi nhiều lần sửa: đừng để lạc dấu
Có giao dịch bị sửa hai ba lần: điều chỉnh rồi lại thay thế, hoặc thay thế một tờ đã là tờ thay thế. Mỗi lần như vậy, bảng kê dễ lạc. Một cách giữ dấu đơn giản là lập một dòng theo dõi cho mỗi giao dịch chứ không phải cho mỗi tờ hoá đơn:
- Cột đầu: hợp đồng hoặc đơn hàng gốc.
- Các cột sau: lần lượt các tờ hoá đơn liên quan, kèm trạng thái tra trên cổng ở ngày gần nhất.
- Cột cuối: số tiền, số thuế cuối cùng của giao dịch, và số đã thanh toán.
Cách này giúp bộ phận thanh toán không trả thừa, và khi có kiểm tra thì trả lời được ngay câu “giao dịch này cuối cùng là bao nhiêu”.
Những lỗi hay gặp ở bên mua
- Kê cả tờ gốc lẫn tờ thay thế — thuế đầu vào bị nhân đôi. Lỗi này dễ bị phát hiện khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hoá đơn.
- Bỏ sót tờ điều chỉnh giảm vì người bán gửi muộn hoặc gửi vào hộp thư không ai đọc. Thuế đầu vào bị kê cao hơn thực tế.
- Thanh toán theo tờ gốc trong khi số cuối cùng đã giảm, dẫn tới trả thừa và phải đòi lại.
- Tự huỷ tờ gốc trong sổ chỉ vì người bán nói qua điện thoại sẽ lập lại, trong khi trên hệ thống chưa có tờ nào mới.
- Nhận tờ điều chỉnh mà không có liên kết về tờ gốc, vẫn kê khai như bình thường.
Kiểm tra từng tờ có hợp lệ không, xem thêm bài bốn thông tin phải khớp trên một hoá đơn điện tử.
Hỏi người bán hay hỏi cơ quan thuế
Không phải câu hỏi nào cũng gửi về cùng một chỗ. Chia cho đúng thì nhanh hơn:
| Câu hỏi | Hỏi ai |
|---|---|
| Vì sao lập lại, tờ mới thay cho tờ nào, đã gửi lên hệ thống chưa | Người bán — họ là bên lập và giữ dữ liệu gốc |
| Trạng thái trên cổng không khớp với lời người bán | Người bán trước; nếu họ khẳng định đã gửi mà vẫn không thấy, hỏi cơ quan thuế quản lý của mình |
| Phần chênh kê khai vào kỳ nào, có phải khai bổ sung kỳ cũ không | Cơ quan thuế quản lý của mình, hoặc qua kênh hỗ trợ trực tuyến |
| Đã khấu trừ theo tờ gốc, nay tờ gốc hết giá trị thì xử lý thế nào | Cơ quan thuế quản lý của mình |
Khi hỏi, gửi kèm ảnh chụp trạng thái cả hai tờ trên cổng và ký hiệu, số, ngày. Câu hỏi có đủ dữ kiện thường được trả lời ngay trong một lượt.
Bước tiếp theo
- Khi nhận hoá đơn mới cho giao dịch cũ, đọc dòng liên kết và ghi lại ký hiệu, số, ngày của tờ gốc.
- Tra cả hai tờ trên cổng hoá đơn điện tử, chụp lại trạng thái.
- Cập nhật dòng theo dõi giao dịch: tờ nào còn giá trị, số cuối cùng là bao nhiêu.
- Báo bộ phận thanh toán số cuối cùng; đối chiếu số đã trả.
- Xác định kỳ kê khai phần chênh theo quy định hiện hành; nếu chưa chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý trước hạn nộp tờ khai.
Câu hỏi thường gặp
Nhận hoá đơn thay thế thì có phải xoá tờ gốc khỏi hồ sơ không?
Không xoá, vẫn lưu cả hai. Tờ gốc hết giá trị sử dụng nhưng là một phần của hồ sơ giao dịch. Chỉ là không dùng số của nó để kê khai hay thanh toán.
Người bán lập hoá đơn điều chỉnh mà không báo, bên mua có biết không?
Nếu chỉ chờ người bán gửi thì có thể không biết. Doanh nghiệp có tài khoản trên cổng hoá đơn điện tử nên tra danh sách hoá đơn đầu vào định kỳ, lọc theo người bán, để bắt các tờ điều chỉnh, thay thế lập mà không gửi.
Hoá đơn điều chỉnh giảm có làm giảm thuế đầu vào của mình không?
Có. Phần thuế giá trị gia tăng tương ứng với phần giảm phải được trừ khỏi số thuế đầu vào đã kê. Bỏ sót tờ điều chỉnh giảm là kê khai thuế đầu vào cao hơn thực tế.
Tra trên cổng thấy tờ gốc đã bị thay thế nhưng mình chưa nhận tờ thay thế, làm gì?
Liên hệ người bán đề nghị gửi tờ thay thế. Trong lúc chờ, không nên tiếp tục dùng tờ gốc để kê khai hay thanh toán, vì trên hệ thống nó đã không còn giá trị.
Có được yêu cầu người bán lập hoá đơn thay thế chỉ để đổi ngày cho khớp kỳ kê khai không?
Không nên. Hoá đơn thay thế, điều chỉnh dùng để sửa sai sót thật. Dùng chúng để dời doanh thu hay chi phí sang kỳ khác là làm sai lệch thời điểm ghi nhận và có thể bị xử lý khi kiểm tra.
Tờ điều chỉnh có cần ký số như hoá đơn thường không?
Có. Hoá đơn điều chỉnh, thay thế cũng là hoá đơn điện tử, phải đủ chữ ký số và các nội dung bắt buộc như hoá đơn thường, cộng thêm thông tin liên kết về tờ gốc.
