Một hoá đơn điện tử dùng được khi bốn thông tin cùng khớp: hoá đơn có trên hệ thống của cơ quan thuế và đang ở tình trạng bình thường; người bán đúng là đơn vị mình giao dịch; thông tin người mua đúng là của mình; nội dung hàng hoá, dịch vụ và số tiền đúng với giao dịch thật. Thiếu một trong bốn, hoá đơn có thể bị loại khi tính chi phí hoặc khấu trừ thuế.
Kiểm tra ngay khi nhận hoá đơn thì mất vài phút; để tới cuối quý mới rà thì mỗi hoá đơn sai là một vòng liên hệ, chờ người bán sửa, có khi người bán đã đổi kế toán hoặc ngừng hoạt động. Bài này đi qua từng thông tin và cách xử lý khi phát hiện lệch.
Vì sao “đã nhận hoá đơn” chưa đủ
Hoá đơn điện tử đến hộp thư dưới dạng tệp, thường kèm bản thể hiện dễ đọc. Người nhận hay nhìn bản thể hiện rồi lưu vào thư mục. Nhưng bản thể hiện chỉ là hình ảnh; giá trị pháp lý nằm ở dữ liệu hoá đơn đã được cơ quan thuế tiếp nhận (và cấp mã, với hoá đơn có mã).
Những trường hợp “trông như hoá đơn” mà không dùng được khá nhiều: bản nháp gửi trước để khách duyệt, hoá đơn đã bị người bán thay thế bằng hoá đơn khác, hoá đơn đã bị huỷ, hoặc tệp đã bị sửa. Chỉ nhìn bản thể hiện thì không phân biệt được.
Thông tin thứ nhất: hoá đơn có trên hệ thống và đang bình thường
Tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, ở chức năng tra cứu hoá đơn. Các trường cần nhập thường gồm mã số thuế người bán, loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, và một hai con số tổng như tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán. Tất cả đều lấy từ chính tờ hoá đơn.
Kết quả cần đọc hai phần:
- Có tồn tại hay không. Tra không ra, sau khi đã kiểm tra lại cách nhập, là dấu hiệu nghiêm trọng nhất.
- Tình trạng hoá đơn. Hệ thống cho biết đây là hoá đơn mới, hay đã bị thay thế, đã bị điều chỉnh, đã bị huỷ. Hoá đơn đã bị thay thế thì phải dùng hoá đơn thay thế; hoá đơn đã bị điều chỉnh thì hạch toán theo cả hoá đơn gốc lẫn hoá đơn điều chỉnh.
Doanh nghiệp có tài khoản trên cổng hoá đơn điện tử còn một cách nhanh hơn: vào danh sách hoá đơn mua vào của chính mình, lọc theo tháng. Hoá đơn nào có trong phần mềm kế toán mà không có trong danh sách này thì cần hỏi lại người bán.
Thông tin thứ hai: người bán đúng là đối tác thật
Hoá đơn có thật trên hệ thống vẫn có thể là hoá đơn của một đơn vị khác với đơn vị mình giao dịch. Kiểm tra:
- Mã số thuế và tên người bán trên hoá đơn trùng với hợp đồng, đơn đặt hàng.
- Trạng thái mã số thuế của người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Nếu người bán đang ở trạng thái bất thường tại thời điểm lập hoá đơn, như không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoá đơn có nguy cơ bị hỏi lại.
- Tài khoản nhận tiền là tài khoản đứng tên người bán trên hoá đơn, không phải tài khoản cá nhân hay tài khoản của một công ty khác.
Hàng mua của công ty A, tiền trả vào tài khoản công ty B, hoá đơn lại do công ty C lập là tình huống cơ quan thuế đặc biệt chú ý. Nếu đối tác đề nghị như vậy vì lý do “nội bộ tập đoàn”, cần có văn bản giải thích và hợp đồng ba bên rõ ràng, nếu không thì từ chối.
Thông tin thứ ba: người mua đúng là mình
Sai thông tin người mua là lỗi rất thường gặp, và lại do chính người mua gây ra một nửa: cung cấp thông tin cũ, gửi mã số thuế của chi nhánh trong khi muốn hoá đơn đứng tên công ty mẹ, hay đọc sai qua điện thoại. Kiểm tra:
- Mã số thuế người mua đúng từng chữ số. Sai mã số là sai nặng nhất, gần như luôn phải xử lý lại hoá đơn.
- Tên đơn vị mua đúng theo đăng ký hiện hành, kể cả khi công ty vừa đổi tên.
- Địa chỉ đúng với đăng ký. Giai đoạn chuyển đổi địa giới sau khi còn 34 tỉnh, thành phố, cách ghi địa chỉ có thể khác nhau; thống nhất với người bán một cách ghi theo thông tin đăng ký mới nhất của mình.
Cách phòng từ gốc: gửi cho mọi nhà cung cấp một tờ thông tin xuất hoá đơn duy nhất (tên, mã số, địa chỉ, thư điện tử nhận hoá đơn), cập nhật mỗi khi có thay đổi.
Thông tin thứ tư: nội dung và tiền khớp giao dịch thật
Đây là phần hoá đơn “nói” về giao dịch. Đối chiếu với ba chứng từ khác:
| Trên hoá đơn | Đối chiếu với | Lệch hay gặp |
|---|---|---|
| Tên hàng hoá, dịch vụ | Hợp đồng, đơn đặt hàng | Tên chung chung, gộp nhiều mặt hàng thành một dòng |
| Số lượng, đơn giá | Phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu | Giao thiếu nhưng hoá đơn đủ, giá chưa trừ chiết khấu |
| Thuế suất | Loại hàng hoá, dịch vụ theo quy định | Áp nhầm mức 5% và 10%, hoặc chưa áp dụng đúng chính sách giảm thuế đang có hiệu lực |
| Tổng tiền thanh toán | Chứng từ chuyển khoản | Trả thiếu, trả thừa, trả gộp nhiều hoá đơn |
Với thuế giá trị gia tăng, Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 yêu cầu hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ. Vì vậy, kiểm tra hoá đơn nên đi liền với kiểm tra khoản thanh toán tương ứng. Thuế suất hiện hành có ba mức 0%, 5%, 10% và có chính sách giảm 2% cho một số nhóm hàng theo nghị quyết của Quốc hội; kiểm tra thời hạn áp dụng của chính sách giảm tại thời điểm lập hoá đơn.
Sai ở một trong bốn thì xử lý thế nào
- Hoá đơn không có trên hệ thống: dừng hạch toán, hỏi người bán ngay. Không trả tiền cho tới khi có hoá đơn tra được.
- Hoá đơn đã bị thay thế hoặc huỷ: yêu cầu người bán gửi hoá đơn thay thế, hạch toán theo hoá đơn còn hiệu lực.
- Sai thông tin người mua, nội dung, số tiền: thông báo cho người bán bằng văn bản hoặc thư điện tử. Người bán là bên lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về xử lý hoá đơn có sai sót; người mua không tự sửa.
- Người bán có trạng thái bất thường: lưu bằng chứng giao dịch thật (hợp đồng, giao nhận, thanh toán), cân nhắc tạm dừng giao dịch mới cho tới khi rõ.
Quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới từ ngày 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cách lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế và thời hạn liên quan nên tra trực tiếp trong hai văn bản này.
Bước tiếp theo
- Lập một bảng kiểm bốn dòng cho người nhận hoá đơn: tra trên cổng, kiểm người bán, kiểm người mua, đối chiếu nội dung và thanh toán.
- Cuối mỗi tháng, tải danh sách hoá đơn mua vào trên cổng hoá đơn điện tử và so với sổ, đánh dấu hoá đơn chênh.
- Gửi tờ thông tin xuất hoá đơn chuẩn cho mọi nhà cung cấp.
- Hoá đơn sai: gửi đề nghị xử lý cho người bán trong tuần, ghi vào danh sách theo dõi đến khi nhận hoá đơn đúng.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn tra ra trên cổng nhưng người bán đang bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ, có dùng được không?
Hoá đơn vẫn có thể được xem xét nếu giao dịch là thật và có đủ chứng từ. Nhưng rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình cao hơn. Lưu đầy đủ hợp đồng, giao nhận, thanh toán qua ngân hàng và cân nhắc giao dịch tiếp theo.
Hoá đơn ghi sai địa chỉ người mua thì có phải lập lại không?
Tuỳ mức độ sai và cách xử lý hoá đơn sai sót theo quy định hiện hành; có trường hợp chỉ cần thông báo, có trường hợp phải lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Người bán là bên quyết định cách xử lý theo quy định, người mua cần thông báo sớm.
Có cần tra từng hoá đơn một không?
Với doanh nghiệp nhận nhiều hoá đơn, cách hiệu quả là đối chiếu hàng loạt với danh sách hoá đơn mua vào trên cổng hoá đơn điện tử mỗi tháng, rồi chỉ tra riêng những hoá đơn chênh.
Hoá đơn dưới 5 triệu đồng trả bằng tiền mặt có được khấu trừ không?
Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Hoá đơn dưới mức đó vẫn phải đáp ứng các điều kiện khấu trừ khác. Không tách một giao dịch thành nhiều hoá đơn nhỏ để tránh điều kiện này; đó là cách làm bị coi là sai.
Người bán không chịu sửa hoá đơn sai thì làm sao?
Gửi đề nghị bằng văn bản, giữ lại bằng chứng đã gửi. Nếu vẫn không xử lý, cân nhắc không hạch toán hoá đơn đó và trao đổi lại theo điều khoản hợp đồng. Hỏi thêm cơ quan thuế quản lý khi cần.
Tệp hoá đơn nhận qua thư điện tử có cần lưu không, hay tra trên cổng là đủ?
Vẫn nên lưu tệp dữ liệu hoá đơn cùng bộ chứng từ của giao dịch. Cổng của cơ quan thuế dùng để xác thực, còn doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán.
