Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng: tra hoá đơn và chứng từ thanh toán trước khi kê khai khấu trừ

Trước khi đưa một hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên vào tờ khai thuế giá trị gia tăng, cần tra hai thứ cùng lúc: hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử còn hiệu lực, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tương ứng. Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025, đặt mốc này thay cho mốc 20 triệu đồng trước đây; hoá đơn đạt mốc mà trả bằng tiền mặt thì phần thuế đầu vào không được khấu trừ.

Mốc hạ từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng làm số hoá đơn phải ghép chứng từ tăng lên nhiều lần, nhất là ở doanh nghiệp mua lặt vặt thường xuyên: vật tư, sửa chữa, tiếp khách, văn phòng phẩm. Cách làm bền vững là ghép ngay khi thanh toán, không đợi đến lúc lập tờ khai.

Mốc 5 triệu đồng tính thế nào

• Tính trên giá trị từng hoá đơn, theo giá đã có thuế giá trị gia tăng.
• Áp dụng cho việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cũng có yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp; tra văn bản hướng dẫn hiện hành để biết mốc và điều kiện cụ thể.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thông thường là chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Các trường hợp đặc biệt như bù trừ công nợ, thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba được hướng dẫn tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP; đọc kỹ điều kiện hồ sơ trước khi áp dụng.

Không có mốc nào cho phép “chia nhỏ” một giao dịch. Một lần mua 12 triệu đồng mà xin người bán lập ba hoá đơn 4 triệu đồng để trả tiền mặt là lập hoá đơn không đúng thực tế giao dịch. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế nhìn cả chuỗi giao hàng, hợp đồng, thời điểm, và rủi ro rơi vào cả người mua lẫn người bán.

Ví dụ số: ba hoá đơn trong cùng một tháng

Giả sử một xưởng in, khai thuế theo phương pháp khấu trừ, có ba hoá đơn mua vào trong tháng:

Hoá đơn sửa máy là trường hợp hay mất nhất: thợ đến sửa, xong việc nhận tiền mặt, kế toán nhận hoá đơn vài ngày sau. Chỉ cần quy định nội bộ “từ 5 triệu đồng thì chuyển khoản” là tránh được. Hoá đơn giấy cuộn là trường hợp phải theo dõi đến hạn: khấu trừ trước, nhưng nếu đến hạn trả bằng tiền mặt hoặc không trả, phần thuế đã khấu trừ phải điều chỉnh lại theo quy định.

Ghép hoá đơn với chứng từ: ba cột phải khớp

Mỗi hoá đơn từ 5 triệu đồng nên có một dòng trong bảng kê nội bộ với ba cột:

1. Hoá đơn: ký hiệu, số, ngày, tên và mã số thuế người bán, tổng tiền. Lấy từ cổng hoá đơn điện tử, không gõ tay.
2. Chứng từ thanh toán: ngày chuyển, số tiền, tên tài khoản nhận. Lấy từ sao kê ngân hàng của doanh nghiệp.
3. Ghi chú khớp: tên tài khoản nhận có đúng là người bán không; số tiền có khớp tổng hoá đơn không, hay trả nhiều hoá đơn một lần, hay trả làm nhiều đợt.

Trường hợp một lần chuyển khoản trả cho nhiều hoá đơn, nội dung chuyển khoản nên ghi số các hoá đơn. Trường hợp trả nhiều đợt cho một hoá đơn, giữ đủ các chứng từ đợt. Trường hợp tên tài khoản nhận là cá nhân (ví dụ chủ doanh nghiệp bán hàng), đó là điểm cần làm rõ: chứng từ chuyển tiền vào tài khoản không phải của người bán có thể không được chấp nhận là thanh toán cho người bán.

Những trường hợp dễ mất khấu trừ

• Nhân viên ứng tiền cá nhân trả hộ rồi công ty hoàn lại. Đường tiền đi từ tài khoản nhân viên, không phải của công ty. Nếu đây là cách làm thường xuyên, cân nhắc thẻ thanh toán của công ty cho các khoản mua lặt vặt.
• Trả bằng tài khoản cá nhân của giám đốc. Cùng vấn đề: bên trả không phải là doanh nghiệp mua hàng.
• Trả vào tài khoản của một bên thứ ba theo đề nghị của người bán, không có văn bản uỷ quyền nhận tiền. Rủi ro cả về thuế lẫn về tiền.
• Hoá đơn đã bị thay thế sau khi thanh toán, doanh nghiệp vẫn ghép chứng từ với hoá đơn cũ.

Không có cách hợp pháp nào để “hợp thức” một khoản đã trả tiền mặt từ 5 triệu đồng thành khoản được khấu trừ bằng cách làm lại chứng từ sau. Cái làm được là sửa quy trình để tháng sau không lặp lại.

Quy định nội bộ gọn cho các khoản mua lặt vặt

Phần lớn hoá đơn từ 5 đến 20 triệu đồng không phải hàng hoá chính mà là các khoản lặt vặt: sửa chữa, thay linh kiện, in ấn, tiếp khách, vé máy bay, khách sạn. Người đi mua thường là nhân viên, không phải kế toán. Vì vậy quy định nội bộ nên viết cho người đi mua, ngắn đến mức nhớ được:

1. Từ 5 triệu đồng: không trả tiền mặt. Chuyển khoản từ tài khoản công ty hoặc dùng thẻ của công ty.
2. Chưa kịp chuyển khoản thì hẹn người bán, không ứng tiền cá nhân. Kế toán cam kết chuyển trong ngày làm việc tiếp theo.
3. Xin thông tin hoá đơn trước khi trả tiền: tên, mã số thuế người bán, số tài khoản đứng tên người bán.
4. Gửi ảnh chứng từ chuyển khoản vào nhóm kế toán ngay khi trả, ghi kèm việc gì, cho ai.

Bốn dòng này dán ở bàn hành chính và gửi cho các trưởng bộ phận là đủ. Nó giải quyết gốc rễ, thay vì để kế toán cuối tháng phát hiện một chồng hoá đơn trả tiền mặt không cứu được.

Với công tác phí, nhân viên đi xa thường phải ứng trước. Doanh nghiệp có thể cấp thẻ thanh toán gắn với tài khoản công ty cho người hay đi công tác, hoặc đặt khách sạn, vé qua tài khoản công ty. Đó là các cách hợp lệ để đường tiền đi từ doanh nghiệp đến người bán.

Mua trả chậm: theo dõi hạn thanh toán như theo dõi hạn nộp thuế

Với hoá đơn mua trả chậm, trả góp, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ khi có hoá đơn và hợp đồng thể hiện thời hạn thanh toán, nhưng đến hạn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hai lỗi hay gặp:

• Quên hạn: hợp đồng ghi trả trong 60 ngày, thực tế trả sau 5 tháng mà không có phụ lục gia hạn. Phần thuế đã khấu trừ có thể phải điều chỉnh theo quy định.
• Đến hạn trả bằng tiền mặt vì người bán đòi gấp. Khoản đó mất điều kiện khấu trừ, phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào của kỳ đã kê khai.

Thêm một cột “hạn thanh toán” vào bảng kê hoá đơn, lọc mỗi tháng các hoá đơn sắp đến hạn trong 30 ngày, là đủ để không ai phải nhớ bằng đầu. Nếu hai bên thoả thuận kéo dài thời hạn, làm phụ lục hợp đồng bằng văn bản trước ngày đến hạn cũ.

Tự kiểm tra ở đâu trước khi nộp tờ khai

• Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách hoá đơn mua vào của kỳ, lọc các hoá đơn từ 5 triệu đồng, kiểm tra trạng thái.
• Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: tìm chứng từ tương ứng từng hoá đơn.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra tên người bán để so với tên tài khoản nhận tiền.
• Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem lại tờ khai kỳ trước để biết các hoá đơn mua trả chậm nào đã kê khai và sắp đến hạn thanh toán.

Một bảng kê giữ cả năm, cột “đến hạn thanh toán” tô màu, là công cụ đơn giản nhất để không sót hoá đơn trả chậm.