Nhà thuốc nhận hoá đơn từ nhiều nhà phân phối: tra hoá đơn đầu vào mỗi tuần trước khi nhập kho

Nhà thuốc nhận hàng từ nhiều nhà phân phối nên tra hoá đơn đầu vào mỗi tuần một lần trên cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu từng hoá đơn với phiếu giao hàng và hàng thực nhận, rồi mới chốt nhập kho. Làm theo tuần thì mỗi lần chỉ vài chục hoá đơn, sai lệch về số lượng, đơn giá, hàng trả lại được báo cho nhà phân phối khi họ còn giữ chứng từ giao hàng của đúng chuyến đó.

Đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới tải hoá đơn về thì thường đã muộn: nhân viên giao hàng đã đổi tuyến, lô hàng đã bán hết, người bán phải lục lại chứng từ cũ để lập hoá đơn điều chỉnh. Nhịp tuần không tốn thêm thời gian so với dồn một lần, chỉ chia nhỏ ra để việc sửa dễ hơn.

Vì sao hoá đơn đầu vào của nhà thuốc hay lệch

Ngành bán lẻ dược có vài đặc điểm khiến hoá đơn mua vào dễ lệch với hàng thực nhận hơn nhiều ngành khác:

• Nhiều mặt hàng trên một hoá đơn, tên dài, cùng hoạt chất nhưng khác hàm lượng, khác quy cách đóng gói.
• Giao thiếu, giao bù: một mặt hàng tạm hết, nhà phân phối giao sau nhưng hoá đơn đã lập đủ.
• Hàng trả lại vì cận hạn dùng, vỡ hỏng khi vận chuyển, cần hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc hoá đơn của bên trả lại tuỳ trường hợp.
• Chiết khấu theo doanh số tính cuối tháng, cuối quý, thể hiện trên hoá đơn sau hoặc hoá đơn điều chỉnh.
• Hàng tặng kèm theo chương trình khuyến mại, vẫn phải thể hiện trên hoá đơn theo quy định.

Mỗi điểm trên đều cần người ở nhà thuốc nhìn thấy sớm và báo lại người bán. Cổng hoá đơn điện tử chỉ cho biết hoá đơn tồn tại và có nội dung gì; nó không biết mình đã nhận đủ hàng hay chưa.

Nhịp tuần: làm gì vào ngày nào

Chọn một ngày cố định, ví dụ sáng thứ hai, cho việc tra hoá đơn của tuần trước. Quy trình gọn:

1. Tải danh sách hoá đơn mua vào của tuần trên cổng hoá đơn điện tử, lọc theo ngày lập.
2. Gom phiếu giao hàng của tuần, sắp theo nhà phân phối.
3. Đánh dấu từng cặp hoá đơn – phiếu giao: khớp số lượng, đơn giá, tổng tiền.
4. Liệt kê các hoá đơn lệch và các phiếu giao chưa có hoá đơn; gửi cho từng nhà phân phối bằng tin nhắn hoặc thư điện tử, nêu rõ số hoá đơn, mặt hàng, chênh lệch.
5. Chốt nhập kho với hàng khớp; hàng lệch để riêng một cột “chờ điều chỉnh”.

Với nhà thuốc nhỏ, bước 3 có thể làm ngay khi nhận hàng: nhân viên nhận hàng ký phiếu giao, ghi số lượng thực nhận, và đánh dấu mặt hàng thiếu. Sáng thứ hai chỉ còn việc ghép với hoá đơn.

Tra một hoá đơn: bốn điểm phải khớp

Kết quả tra trạng thái mã số thuế của người bán không phải là đánh giá về nhà phân phối. Nó chỉ trả lời câu hỏi hoá đơn có do một người bán đang hoạt động lập hay không, và có đúng đơn vị đã giao hàng không.

Ví dụ số: dồn cuối tháng và chia theo tuần

Giả sử một nhà thuốc nhận hàng từ 25 nhà phân phối, khoảng 120 hoá đơn một tháng, tổng giá trị mua vào khoảng 900 triệu đồng.

Tổng thời gian hai cách gần như nhau. Khác biệt nằm ở chỗ sai sót được sửa khi còn “nóng”, và cuối tháng kế toán không phải ngồi một ngày gỡ rối hoá đơn cũ.

Với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, nếu nhà thuốc là doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, nhớ ghép thêm chứng từ chuyển khoản vào cặp hoá đơn – phiếu giao. Không tách một lần giao hàng thành nhiều hoá đơn nhỏ để trả tiền mặt; hoá đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Hộ kinh doanh nhà thuốc: vẫn nên tra hoá đơn đầu vào

Nhiều nhà thuốc là hộ kinh doanh, nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, không khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Chủ hộ hay nghĩ vậy thì không cần quan tâm hoá đơn mua vào. Thực tế vẫn nên tra, vì:

• Hoá đơn mua vào là chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi có kiểm tra về hàng hoá lưu thông.
• Từ năm 2026 phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15; hộ chuyển sang tự kê khai cần sổ sách mua vào, bán ra rõ ràng hơn trước.
• Nếu sau này chuyển lên doanh nghiệp, lịch sử hoá đơn gọn gàng giúp việc chuyển đổi đỡ rối.

Hàng trả lại, hàng đổi: chứng từ nào, ai lập

Trả lại hàng là chỗ nhà thuốc hay để lọt nhất, vì hàng đi ra khỏi kho mà không ai theo dõi giấy tờ quay về. Nguyên tắc chung khi hàng đã có hoá đơn và bị trả lại một phần hoặc toàn bộ: phải có chứng từ điện tử thể hiện việc trả lại, thường là hoá đơn điều chỉnh giảm của người bán hoặc hoá đơn do bên trả lại lập, tuỳ trường hợp và cách hai bên thống nhất theo quy định về hoá đơn hiện hành. Hỏi kế toán nhà phân phối họ xử lý theo cách nào, rồi ghi vào quy trình của nhà thuốc.

Cách theo dõi đơn giản:

1. Khi xuất trả, lập phiếu xuất trả có số lượng, số hoá đơn gốc, lý do; nhân viên giao hàng của nhà phân phối ký nhận.
2. Ghi vào cột “chờ điều chỉnh” trong bảng tra hằng tuần.
3. Mỗi tuần, khi tải hoá đơn trên cổng, tìm chứng từ điều chỉnh tương ứng; có rồi thì xoá khỏi cột chờ.
4. Quá hai tuần chưa có, nhắc nhà phân phối bằng văn bản.

Hàng đổi (trả mặt hàng này, lấy mặt hàng khác cùng giá trị) cũng nên đi đủ hai chiều chứng từ, không “đổi ngang” mà không có giấy tờ. Đổi ngang nhìn thì nhanh, nhưng tồn kho trên sổ và trên kệ sẽ lệch dần theo từng lần đổi.

Những việc không cần làm

• Không cần tra từng hoá đơn hằng ngày. Nhịp tuần là đủ với phần lớn nhà thuốc; ngày nào cũng tra là tốn công mà không thêm thông tin.
• Không cần in hoá đơn điện tử ra giấy để lưu. Lưu tệp điện tử theo tháng, theo nhà phân phối, sao lưu định kỳ là đủ; chứng từ kế toán vẫn phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán nếu dùng để ghi sổ.
• Không cần tra lại trạng thái mã số thuế của nhà phân phối quen mỗi tuần. Tra khi bắt đầu mua, khi hoá đơn đổi tên, đổi địa chỉ người bán, và định kỳ vài tháng một lần.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn mua vào theo khoảng ngày, nội dung chi tiết, trạng thái từng hoá đơn.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của nhà phân phối mới.
• Tài khoản thuế điện tử của nhà thuốc: thông báo của cơ quan thuế liên quan đến hoá đơn, nếu có.
• Hộp thư nhận hoá đơn: nên dùng một địa chỉ riêng cho hoá đơn, không dùng hộp thư cá nhân của chủ.