Khi thôi nộp thuế khoán, số thuế phải nộp mỗi kỳ không còn do cơ quan thuế ấn định sẵn nữa mà đến từ chính tờ khai hộ kinh doanh tự nộp. Muốn biết kỳ này nộp bao nhiêu, chủ hộ xem lại tờ khai đã nộp và tra phần nghĩa vụ thuế trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Nếu trên đó hiện số còn phải nộp khớp với tờ khai, nộp đúng số đó trước hạn là xong.
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Với nhiều chủ hộ đã quen “mỗi năm nhận một tờ thông báo, nộp theo tháng”, thay đổi lớn nhất không phải ở số tiền mà ở thói quen: phải ghi doanh thu đều đặn, phải nhớ hạn, phải tự mở điện thoại ra kiểm tra. Bài này đi từng bước, không giả định người đọc rành máy tính.
Khoán và kê khai khác nhau ở chỗ ai tính ra con số
| Khi còn nộp khoán | Khi kê khai | |
|---|---|---|
| Ai tính số thuế | Cơ quan thuế ấn định mức doanh thu và số thuế cho cả năm | Hộ kinh doanh tự khai doanh thu thật từng kỳ, số thuế tính theo doanh thu đó |
| Giấy báo | Thông báo nộp thuế khoán gửi về hộ | Không có thông báo số tiền trước; số phải nộp nằm trên tờ khai hộ tự nộp |
| Doanh thu tăng giảm | Chỉ điều chỉnh khi đề nghị hoặc khi cơ quan thuế xem lại | Tự phản ánh ngay vào tờ khai kỳ đó |
| Giấy tờ phải giữ | Ít | Sổ ghi doanh thu, hoá đơn, chứng từ để chứng minh số đã khai |
Cách tính số thuế theo doanh thu áp dụng tỷ lệ theo nhóm ngành nghề, và có ngưỡng doanh thu năm mà dưới đó hộ không phải nộp thuế. Ngưỡng này trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025; mức hiện hành và tỷ lệ theo từng ngành nên hỏi thuế cơ sở quản lý hộ hoặc tra văn bản đang hiệu lực, đừng dùng con số nghe truyền miệng.
Khai theo tháng hay theo quý, hạn là ngày nào
Việc đầu tiên cần hỏi rõ với thuế cơ sở: hộ mình khai theo tháng hay theo quý. Khi đã biết, hạn nộp tờ khai theo Luật Quản lý thuế là:
- Khai theo tháng: chậm nhất ngày 20 của tháng sau.
- Khai theo quý: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau — ví dụ quý III thì hạn là 31/10.
Hạn nộp tiền thuế trùng với hạn nộp tờ khai. Nếu văn bản mới năm 2026 thay đổi hạn cho hộ kinh doanh thì làm theo văn bản mới; hỏi lại thuế cơ sở khi nhận hướng dẫn chuyển đổi.
Một cách nhớ đơn giản cho người lớn tuổi: dán một tờ giấy nhỏ ở chỗ để sổ bán hàng, ghi “ngày 20 hằng tháng: khai và nộp thuế tháng trước” (hoặc ghi bốn ngày trong năm nếu khai theo quý). Đặt thêm báo thức trên điện thoại vài ngày trước hạn.
Số phải nộp nằm trên tờ khai của chính mình
Sau khi nộp tờ khai, hệ thống ghi nhận số thuế phải nộp theo đúng số trên tờ khai đó. Vì vậy, muốn biết “kỳ này nộp bao nhiêu”, nhìn lại tờ khai mình vừa nộp:
- Mở ứng dụng thuế hoặc tài khoản thuế điện tử, vào phần tra cứu tờ khai đã nộp.
- Mở tờ khai của kỳ vừa rồi, xem dòng doanh thu đã khai và số thuế phải nộp.
- Kiểm tra có thông báo chấp nhận tờ khai hay không. Tờ khai không được chấp nhận thì chưa có nghĩa vụ ghi nhận đúng, phải nộp lại.
Nếu có con cháu hoặc người làm dịch vụ khai giúp, chủ hộ vẫn nên xem tờ khai này mỗi kỳ. Chỉ cần nhìn hai con số: doanh thu đã khai có gần với sổ bán hàng không, và số thuế là bao nhiêu. Người đứng tên hộ là chủ hộ, không phải người khai giúp.
Tra bảng nghĩa vụ: dòng khoán cũ và dòng kê khai mới
Trong phần tra cứu nghĩa vụ thuế, hộ vừa chuyển đổi thường thấy hai nhóm dòng:
- Dòng của giai đoạn khoán: số thuế khoán các tháng còn lại trước khi chuyển, nếu có tháng chưa nộp. Dòng này không tự mất khi chuyển sang kê khai.
- Dòng của giai đoạn kê khai: số thuế theo từng tờ khai đã nộp.
Đọc mỗi dòng theo ba cột: phải nộp, đã nộp, còn lại. Dòng nào “còn lại” lớn hơn không là còn nợ. Ví dụ giả định: một tiệm tạp hoá chuyển sang kê khai từ quý III. Tra bảng thấy tháng 6 thuế khoán còn thiếu vì năm đó quên nộp một tháng, và quý III có số phải nộp theo tờ khai. Hai khoản này nộp riêng, mỗi khoản một lần lập giấy nộp tiền.
Hộ có nhiều địa điểm kinh doanh, ví dụ một cửa hàng ở chợ và một quầy ở nơi khác, có thể có dòng riêng theo địa bàn từng nơi. Khi thấy dòng lạ, xem cột địa bàn hoặc cơ quan thu trước khi kết luận là sai.
Nộp tiền trên điện thoại cho đúng dòng
Nộp tiền là chỗ sinh ra nhiều “nợ lạ” nhất về sau. Làm theo thứ tự sau:
- Trong ứng dụng thuế, vào chức năng nộp thuế, chọn đúng khoản đang còn phải nộp để hệ thống điền sẵn thông tin.
- Kiểm tra kỳ thuế và số tiền trước khi xác nhận.
- Chọn ngân hàng hoặc tài khoản thanh toán đã liên kết để nộp.
- Lưu lại chứng từ nộp tiền, chụp màn hình nếu cần.
- Vài ngày làm việc sau, tra lại bảng nghĩa vụ xem dòng đó đã về không chưa.
Không nên tự gõ tay thông tin nộp thuế ở quầy ngân hàng nếu không chắc mã khoản, kỳ, cơ quan thu. Nộp đúng tiền mà sai thông tin thì tiền vào một dòng khác, dòng cần nộp vẫn nợ và vẫn phát sinh tiền chậm nộp theo ngày (mức lâu nay 0,03%/ngày, kiểm tra mức hiện hành).
Ghi doanh thu hằng ngày làm nền cho mọi con số
Số thuế đúng hay sai phụ thuộc vào doanh thu khai có đúng không. Mà doanh thu đúng thì phải có ghi chép hằng ngày. Với tiệm nhỏ, không cần phần mềm phức tạp:
- Một quyển sổ, mỗi ngày một dòng: ngày, tiền mặt thu, tiền chuyển khoản thu, tiền quẹt thẻ thu, tổng.
- Cuối tháng cộng lại, so với tổng tiền vào tài khoản ngân hàng trong tháng.
- Cuối kỳ khai, lấy tổng doanh thu từ sổ để khai.
Một điều cần nói rõ: doanh thu tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, không phân biệt khách trả tiền mặt hay chuyển khoản, chuyển vào tài khoản của chủ hộ hay của người nhà. Để một phần doanh thu ngoài sổ, hoặc cho khách chuyển vào tài khoản người thân để “khỏi tính”, là khai thiếu doanh thu. Dữ liệu chuyển khoản và hoá đơn ngày càng được đối chiếu, nên khoản thiếu đó rất dễ lộ và bị truy thu kèm tiền chậm nộp.
Tự kiểm tra ở đâu và nhờ ai khi vướng
Chủ hộ không cần nhớ hết các chức năng. Chỉ cần biết ba chỗ:
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: xem tờ khai đã nộp, bảng nghĩa vụ, thông báo mới, và nộp tiền. Đây là chỗ dùng nhiều nhất.
- Tài khoản thuế điện tử trên máy tính: cùng dữ liệu, màn hình to hơn, tiện khi con cháu ngồi xem cùng.
- Thuế cơ sở quản lý hộ: hỏi trực tiếp khi không hiểu một dòng trên bảng, khi nhận thông báo lạ, hoặc khi hoàn cảnh kinh doanh thay đổi (nghỉ bán, chuyển chỗ, mở thêm điểm bán).
Khi đến hỏi, mang theo căn cước của chủ hộ, sổ ghi doanh thu và ảnh chụp màn hình bảng nghĩa vụ. Hỏi cụ thể từng dòng sẽ được trả lời nhanh hơn là hỏi chung “nhà mình nợ bao nhiêu”.
Nếu thuê người làm dịch vụ khai giúp, thoả thuận rõ mỗi kỳ họ phải gửi lại cho chủ hộ ảnh tờ khai đã nộp và chứng từ nộp tiền. Cẩn thận với cuộc gọi, tin nhắn tự xưng cán bộ thuế đề nghị cài ứng dụng lạ hay đọc mã xác thực: cơ quan thuế không làm việc theo cách đó.
Bước tiếp theo
- Hỏi thuế cơ sở quản lý hộ: hộ khai theo tháng hay quý, ngưỡng và tỷ lệ áp dụng cho ngành của mình.
- Cài ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ hộ, đăng nhập bằng tài khoản của chủ hộ.
- Bắt đầu ghi sổ doanh thu hằng ngày từ hôm nay.
- Mở bảng nghĩa vụ, tìm và nộp dứt điểm các dòng thuế khoán cũ còn thiếu.
- Mỗi kỳ: khai, xem số thuế trên tờ khai, nộp tiền từ ứng dụng, vài ngày sau tra lại.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển sang kê khai rồi thì còn nhận thông báo thuế khoán không?
Không còn thông báo khoán cho giai đoạn đã chuyển sang kê khai. Nhưng các khoản khoán của giai đoạn trước nếu chưa nộp vẫn nằm trên bảng nghĩa vụ và vẫn phải nộp.
Tháng nào bán ít, doanh thu thấp thì có phải khai không?
Nếu hộ thuộc diện kê khai theo kỳ thì vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn, kể cả khi doanh thu thấp. Số thuế có thể bằng không, nhưng tờ khai không được bỏ.
Con cháu khai giúp thì chủ hộ có cần biết mật khẩu không?
Nên biết và nên giữ. Tài khoản là của chủ hộ, người chịu trách nhiệm là chủ hộ. Người khai giúp có thể làm cùng khi chủ hộ đăng nhập, thay vì giữ mật khẩu riêng.
Khách chuyển khoản vào tài khoản của con có phải tính vào doanh thu không?
Có. Doanh thu là tiền bán hàng của hộ, không phụ thuộc tiền vào tài khoản của ai. Tốt nhất là cho khách chuyển vào một tài khoản dùng riêng cho việc kinh doanh của hộ để dễ đối chiếu.
Không biết dùng điện thoại thì nộp thuế ở đâu?
Có thể nộp tại ngân hàng hoặc nơi thu thuế theo thông tin lấy từ tờ khai, hoặc nhờ người thân lập giấy nộp tiền từ hệ thống rồi mang ra ngân hàng. Điều quan trọng là thông tin kỳ, khoản phải đúng.
Hộ có hai cửa hàng ở hai nơi thì khai một hay hai tờ?
Tuỳ cách đăng ký và quy định áp dụng cho hộ có nhiều địa điểm. Hỏi thuế cơ sở quản lý nơi đăng ký hộ; khi tra bảng nghĩa vụ, xem kỹ dòng theo từng địa bàn.
