Phần lớn lỗi khi dùng cổng thuế điện tử với chữ ký số nằm ở máy tính của chính người dùng: trình duyệt, tiện ích ký số chưa chạy, thiết bị chữ ký số chưa được nhận, chứng thư số hết hạn hoặc chưa đăng ký với cơ quan thuế, hay đơn giản là ngày giờ máy tính sai. Kiểm tra theo thứ tự từ ngoài vào trong thường tìm ra nguyên nhân trong mười lăm phút, trước khi phải gọi hỗ trợ.
Việc quan trọng không kém là đừng để tới ngày cuối cùng. Lỗi máy tính vào ngày 20 hay ngày cuối tháng đầu quý là chuyện rất thường, vì đó cũng là lúc hàng loạt người cùng nộp. Nộp sớm vài ngày biến một lỗi kỹ thuật từ “trễ hạn” thành “mất nửa buổi”.
Chia lỗi thành ba nhóm trước khi sửa
| Nhóm | Biểu hiện | Thường do |
|---|---|---|
| 1. Không vào được trang | Trang không tải, báo không kết nối, trắng trang | Mạng, trình duyệt, gõ sai địa chỉ, hệ thống quá tải lúc cao điểm |
| 2. Vào được nhưng không ký được | Không nhận thiết bị, không hiện chứng thư, báo lỗi khi bấm ký | Tiện ích ký số, trình điều khiển thiết bị, chứng thư số, ngày giờ máy |
| 3. Ký được nhưng nộp bị báo lỗi | Thông báo lỗi dữ liệu, sai mẫu, sai kỳ, tờ khai không được chấp nhận | Nội dung tờ khai, không phải máy tính |
Nhóm 3 là chuyện nội dung, xử lý bằng cách đọc thông báo lỗi và sửa tờ khai; bài tra tình trạng tờ khai: chấp nhận, không chấp nhận nghĩa là gì có phần lý do hay gặp. Bài này tập trung vào nhóm 1 và 2.
Nhóm 1: không vào được trang
- Kiểm tra địa chỉ. Mở cổng thuế từ trang chủ chính thức của cơ quan thuế hoặc dấu trang đã lưu từ trước, không từ kết quả quảng cáo trên công cụ tìm kiếm. Trang giả có giao diện giống hệt là chuyện đã xảy ra.
- Thử mạng khác — ví dụ phát mạng từ điện thoại — để loại trừ lỗi mạng nội bộ công ty chặn trang.
- Thử trình duyệt khác hoặc cửa sổ ẩn danh. Nếu vào được, xoá bộ nhớ đệm và dữ liệu duyệt web của trình duyệt cũ.
- Cập nhật trình duyệt lên bản mới. Cổng thuế có thể không hỗ trợ trình duyệt quá cũ.
- Để ý giờ cao điểm. Sát hạn nộp, hệ thống có thể chậm. Thử lại sau ít phút trước khi kết luận lỗi ở máy mình.
Nhóm 2: vào được mà không ký được
Đây là nhóm lỗi hay gặp nhất. Kiểm tra theo thứ tự:
- Tiện ích ký số của cổng thuế. Cổng thuế dùng một phần mềm hoặc tiện ích nhỏ cài trên máy để nói chuyện với chữ ký số. Kiểm tra đã cài chưa, có đang chạy không (thường có biểu tượng ở góc màn hình), có phải bản mới nhất không. Tải tiện ích từ chính cổng thuế, không từ nguồn khác.
- Thiết bị chữ ký số dạng USB. Rút ra cắm lại, thử cổng USB khác, tránh cắm qua bộ chia. Kiểm tra đèn trên thiết bị nếu có. Trình điều khiển của nhà cung cấp chữ ký số phải được cài trên máy.
- Chứng thư số còn hạn. Mở phần mềm quản lý chữ ký số xem ngày hết hạn. Chứng thư hết hạn thì không ký được, dù thiết bị vẫn cắm đúng.
- Chứng thư đã đăng ký với cơ quan thuế. Khi gia hạn hoặc đổi sang chứng thư mới, phải cập nhật thông tin chứng thư số trong tài khoản thuế điện tử. Quên bước này là lỗi rất phổ biến sau mỗi lần gia hạn.
- Ngày giờ máy tính. Máy để sai ngày, sai múi giờ có thể khiến chứng thư bị coi là chưa có hiệu lực hoặc đã hết hạn. Đặt ngày giờ tự động theo mạng.
- Nhiều chữ ký số cùng cắm. Máy của kế toán dịch vụ hay cắm nhiều thiết bị; chọn nhầm chứng thư của công ty khác khi ký sẽ bị báo lỗi. Chỉ cắm đúng thiết bị của doanh nghiệp đang làm.
Chữ ký số từ xa và ký trên điện thoại
Ngày càng nhiều doanh nghiệp dùng chữ ký số từ xa, không có thiết bị cắm vào máy: khi ký, hệ thống gửi yêu cầu xác nhận tới ứng dụng của nhà cung cấp trên điện thoại. Lỗi thường gặp ở loại này khác đi:
- Điện thoại không nhận được yêu cầu xác nhận: kiểm tra mạng điện thoại, thông báo của ứng dụng có bị tắt không, ứng dụng đã đăng nhập đúng tài khoản chưa.
- Hết thời gian chờ: yêu cầu xác nhận có thời hạn ngắn; xác nhận chậm là phải ký lại.
- Người giữ điện thoại xác nhận không có mặt: thường là giám đốc đang đi công tác. Thống nhất trước lịch nộp để người giữ quyền xác nhận sẵn sàng.
Với cả hai loại chữ ký số, người giữ và người ký phải là người được doanh nghiệp giao quyền. Đừng giải quyết lỗi bằng cách mượn chữ ký số của công ty khác hay của đơn vị dịch vụ để ký thay.
Máy tính dùng chung và máy mới
Hai tình huống sinh ra nhiều lỗi “tự nhiên không ký được”:
- Máy mới, cài lại máy: tiện ích ký số, trình điều khiển chữ ký số, cài đặt trình duyệt đều mất. Lập một danh sách những gì cần cài lại cho việc khai thuế, lưu cùng hồ sơ kế toán, để lần sau không phải mò.
- Máy dùng chung: người khác cập nhật trình duyệt, cài phần mềm diệt virus mới, đổi cài đặt bảo mật. Phần mềm bảo mật đôi khi chặn tiện ích ký số; thêm tiện ích vào danh sách cho phép thay vì tắt hẳn bảo mật.
Với doanh nghiệp nhỏ, nên có ít nhất hai máy đã cài sẵn đủ để nộp tờ khai. Một máy hỏng sát hạn thì còn máy kia.
Khi nào gọi hỗ trợ và chuẩn bị gì
Nếu đã đi hết các bước trên mà vẫn lỗi, đến lúc hỏi. Lỗi ở thiết bị, chứng thư số thì hỏi nhà cung cấp chữ ký số; lỗi ở cổng thuế, tài khoản, đăng ký chứng thư thì hỏi kênh hỗ trợ của cơ quan thuế. Chuẩn bị sẵn:
- Ảnh chụp màn hình thông báo lỗi, nguyên văn.
- Thời điểm xảy ra lỗi, trình duyệt và phiên bản.
- Các bước đã thử và kết quả.
- Mã số thuế doanh nghiệp, loại tờ khai, kỳ đang nộp.
Nếu lỗi kéo dài tới sát hạn và có dấu hiệu lỗi từ phía hệ thống, lưu lại bằng chứng (ảnh chụp có thời gian) các lần thử nộp. Việc xử lý trường hợp hệ thống gặp sự cố sát hạn theo quy định và thông báo của cơ quan thuế tại thời điểm đó; có bằng chứng thì mới trình bày được.
Bảng kiểm năm phút trước mỗi kỳ nộp
Phần lớn lỗi trong bài này có thể phát hiện trước vài ngày, lúc còn thời gian sửa. Một bảng kiểm ngắn, làm khoảng một tuần trước hạn nộp:
| Việc | Kiểm tra |
|---|---|
| Đăng nhập cổng thuế | Vào được, mật khẩu còn đúng, không bị yêu cầu đổi mật khẩu bất ngờ |
| Hạn chứng thư số | Còn trên một tháng; nếu sắp hết thì gia hạn và đăng ký lại ngay |
| Ký thử | Mở một chức năng có ký số, ký thử để chắc tiện ích và thiết bị đang chạy |
| Máy dự phòng | Máy thứ hai vẫn đăng nhập và ký được |
| Người xác nhận ký từ xa | Có mặt, điện thoại sẵn sàng vào ngày định nộp |
Làm đều mỗi kỳ, bảng này trở thành thói quen và gần như loại bỏ cảnh “chạy chữa” vào ngày cuối.
Bước tiếp theo
- Xác định lỗi thuộc nhóm nào: không vào được trang, không ký được, hay nộp bị báo lỗi dữ liệu.
- Nhóm 1: kiểm tra địa chỉ, mạng, trình duyệt, thử lại sau ít phút.
- Nhóm 2: tiện ích ký số, thiết bị, hạn chứng thư, đăng ký chứng thư với cơ quan thuế, ngày giờ máy.
- Vẫn lỗi: chụp màn hình, ghi lại các bước đã thử, gọi đúng nơi hỗ trợ.
- Về lâu dài: nộp sớm vài ngày trước hạn, chuẩn bị máy dự phòng, lưu danh sách phần mềm cần cài.
Câu hỏi thường gặp
Vừa gia hạn chữ ký số xong thì không nộp được tờ khai, vì sao?
Thường là do chưa cập nhật thông tin chứng thư số mới trong tài khoản thuế điện tử. Sau mỗi lần gia hạn hoặc đổi chứng thư, vào phần quản lý tài khoản để đăng ký lại chứng thư.
Tắt phần mềm diệt virus có giúp ký được không?
Có khi được, nhưng không nên tắt hẳn. Thêm tiện ích ký số vào danh sách cho phép của phần mềm bảo mật là cách an toàn hơn.
Có thể nộp tờ khai trên điện thoại khi máy tính hỏng không?
Tuỳ loại tờ khai và loại chữ ký số. Doanh nghiệp dùng chữ ký số từ xa có nhiều lựa chọn hơn. Cách chắc nhất vẫn là chuẩn bị sẵn một máy tính dự phòng.
Lỗi từ phía hệ thống thuế làm nộp trễ thì có bị phạt không?
Việc xử lý khi hệ thống gặp sự cố theo quy định và thông báo của cơ quan thuế tại thời điểm đó. Lưu bằng chứng các lần thử nộp có thời gian, và nộp ngay khi hệ thống hoạt động lại.
Cắm hai chữ ký số của hai công ty cùng lúc có sao không?
Dễ chọn nhầm chứng thư khi ký, dẫn tới lỗi hoặc ký nhầm cho công ty khác. Chỉ cắm thiết bị của doanh nghiệp đang làm việc.
Đổi máy tính mới có cần đăng ký lại chữ ký số với cơ quan thuế không?
Không, vì đăng ký gắn với chứng thư số chứ không gắn với máy. Chỉ cần cài lại tiện ích ký số, trình điều khiển thiết bị và kiểm tra trình duyệt trên máy mới.
Tải tiện ích ký số ở đâu cho đúng?
Tải từ chính cổng thuế điện tử của cơ quan thuế, thường có mục hướng dẫn và tải về. Không tải từ đường dẫn gửi qua tin nhắn hay trang không rõ nguồn gốc.
