Tờ khai nộp qua đại lý thuế hay dịch vụ kế toán vẫn là tờ khai của chính doanh nghiệp, nộp dưới mã số thuế của doanh nghiệp, nên phải tra được trong phần tra cứu hồ sơ khai thuế trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, kèm thông báo tiếp nhận và thông báo chấp nhận. Không thấy thì có năm khả năng hay gặp: chưa nộp thật, nộp nhầm mã, bị không chấp nhận, tìm sai kỳ, hoặc doanh nghiệp đang tra bằng một tài khoản không phải tài khoản chính.
Cách gỡ nhanh nhất là đòi bên dịch vụ gửi thông báo chấp nhận của từng tờ khai — thứ họ phải có nếu đã nộp thành công — rồi tự tra lại. Về lâu dài, doanh nghiệp cần giữ quyền vào tài khoản thuế của mình, vì trách nhiệm với cơ quan thuế vẫn thuộc về doanh nghiệp dù đã thuê người làm.
Thuê người nộp, nhưng tờ khai vẫn đứng tên mình
Đại lý thuế hay dịch vụ kế toán làm theo hợp đồng với doanh nghiệp: lập tờ khai, ký số, gửi đi. Nhưng trên hệ thống, tờ khai đó gắn với mã số thuế của doanh nghiệp; số thuế phải nộp là nghĩa vụ của doanh nghiệp; và nếu nộp muộn hay sai, với cơ quan thuế, doanh nghiệp là bên bị xử lý. Chuyện ai phải bồi thường cho ai thuộc về hợp đồng dịch vụ, không làm thay đổi nghĩa vụ với cơ quan thuế.
Vì vậy câu “bên dịch vụ lo hết rồi” không đủ. Chủ doanh nghiệp không cần tự làm kế toán, nhưng cần tự nhìn thấy kết quả: tờ khai đã nộp, đã được chấp nhận, số thuế đã nộp, không còn nợ.
Ai đang giữ tài khoản thuế của doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không tra được gì đơn giản vì không có quyền vào tài khoản: mật khẩu do dịch vụ đặt, thư điện tử và số điện thoại nhận mã xác thực là của nhân viên dịch vụ, chữ ký số cũng để ở văn phòng dịch vụ. Trước khi nghi ngờ tờ khai, kiểm tra việc này:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp đăng nhập bằng mã số thuế; ai đang biết mật khẩu?
- Thư điện tử đăng ký nhận thông báo là địa chỉ của ai?
- Số điện thoại nhận mã xác thực là số của ai?
- Chữ ký số của doanh nghiệp đang ở đâu, ai có mã PIN?
Nếu cả bốn câu trả lời đều là “bên dịch vụ”, doanh nghiệp đang phụ thuộc hoàn toàn. Không cần lấy lại hết ngay, nhưng ít nhất thư điện tử nhận thông báo nên là địa chỉ doanh nghiệp kiểm soát, và chủ doanh nghiệp nên có một cách đăng nhập để xem.
Khi muốn lấy lại quyền, làm theo thứ tự: đề nghị bên dịch vụ bàn giao bằng văn bản; nếu họ không hợp tác, trước hết cập nhật thư điện tử và số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp với cơ quan thuế về đúng người của doanh nghiệp, rồi mới làm thủ tục cấp lại mật khẩu — vì mật khẩu mới sẽ gửi về chính những đầu mối đó. Chữ ký số đứng tên doanh nghiệp; doanh nghiệp có quyền làm việc với nhà cung cấp chữ ký số để thu hồi, cấp lại. Cách gom thư điện tử, số điện thoại về một mối có ở phần chữ ký số và tài khoản của Thuế Chuẩn.
Tìm tờ khai ở đâu trong tài khoản
- Đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (bằng mã số thuế của doanh nghiệp, không phải tài khoản cá nhân của giám đốc).
- Vào phần tra cứu hồ sơ khai thuế, tờ khai đã nộp.
- Chọn đúng loại tờ khai và kỳ tính thuế; lọc theo khoảng thời gian nộp đủ rộng (tờ khai quý I nộp trong tháng 4, không phải trong tháng 3).
- Mở từng tờ khai tìm được, xem trạng thái và thông báo đi kèm.
- Xem thêm mục thông báo: thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận.
Tờ khai do đại lý nộp thay thường vẫn hiện trong tra cứu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có chi nhánh hạch toán riêng, tờ khai của chi nhánh nằm dưới mã 13 số của chi nhánh — tra đúng mã.
Tờ khai gửi qua phần mềm của một tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận dữ liệu cũng vậy: phần mềm chỉ là đường đi, còn kết quả nằm trên hệ thống của cơ quan thuế. Nếu phần mềm báo “thành công” mà tài khoản thuế không có gì, tin tài khoản thuế.
Năm lý do hay gặp khi không thấy tờ khai
| Lý do | Dấu hiệu | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Chưa nộp thật | Bên dịch vụ không đưa được thông báo tiếp nhận | Nộp ngay, xử lý như nộp muộn |
| Bị không chấp nhận | Có thông báo tiếp nhận, không có thông báo chấp nhận | Đọc lý do, sửa, nộp lại |
| Nộp nhầm mã | Tờ khai nằm dưới mã chi nhánh, hoặc mã của một khách hàng khác của dịch vụ | Đề nghị dịch vụ xử lý với cơ quan thuế, nộp lại đúng mã |
| Tìm sai kỳ, sai loại | Lọc theo ngày không bao được ngày nộp | Mở rộng khoảng thời gian, kiểm tra loại tờ khai |
| Tra nhầm tài khoản | Đang đăng nhập tài khoản cá nhân hoặc một tài khoản phụ | Đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp |
Hai lý do đầu là nghiêm trọng; ba lý do sau chỉ là nhầm chỗ. Phân biệt được nhanh hay chậm phụ thuộc vào việc bên dịch vụ có gửi được bằng chứng hay không.
Những bằng chứng nên đòi bên dịch vụ sau mỗi kỳ
- Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử: chứng minh hệ thống đã nhận tờ khai vào ngày giờ nào.
- Thông báo chấp nhận (hoặc không chấp nhận kèm lý do): chứng minh tờ khai hợp lệ về mặt kỹ thuật.
- Tệp tờ khai đã nộp: để doanh nghiệp tự xem số liệu, không chỉ nghe báo miệng “kỳ này nộp mấy triệu”.
- Chứng từ nộp tiền nếu kỳ đó có số phải nộp.
Ghi điều này vào hợp đồng dịch vụ: sau mỗi kỳ, trong một số ngày nhất định, bên dịch vụ gửi đủ bốn thứ vào thư điện tử của doanh nghiệp. Một bên dịch vụ làm việc đàng hoàng sẽ không thấy phiền; bên nào ngại gửi thì đó là thông tin đáng giá.
Ví dụ giả định: một tiệm bánh thuê dịch vụ khai thuế theo quý. Cuối tháng 4, chủ tiệm nhắn hỏi, dịch vụ gửi ảnh chụp màn hình phần mềm của họ ghi “đã gửi”. Chủ tiệm đề nghị gửi thông báo chấp nhận thì dịch vụ mới phát hiện tờ khai bị không chấp nhận vì sai chữ ký số và chưa ai nộp lại. Một tin nhắn đòi đúng giấy tờ đã chặn được một kỳ nộp muộn.
Khi phát hiện tờ khai chưa nộp thật
- Nộp ngay tờ khai còn thiếu; nộp muộn vẫn tốt hơn nhiều so với không nộp.
- Nộp tiền thuế nếu có, cùng tiền chậm nộp phát sinh.
- Rà lại các kỳ khác: nếu một kỳ bị sót, rất có thể còn kỳ khác. Lập danh sách toàn bộ tờ khai phải nộp trong một hai năm và đánh dấu kỳ nào đã có thông báo chấp nhận.
- Làm việc với bên dịch vụ theo hợp đồng về tiền phạt, tiền chậm nộp phát sinh do lỗi của họ.
Kiểm tra luôn phần tiền. Một số doanh nghiệp nhỏ chuyển tiền thuế cho bên dịch vụ để “họ nộp giùm”. Cách này tạo thêm một chỗ có thể sai: tiền chưa được nộp, nộp nhầm kỳ, nhầm mã. Mở bảng nghĩa vụ xem từng khoản đã về 0 chưa, và từ nay nên nộp thuế trực tiếp từ tài khoản của doanh nghiệp — bên dịch vụ chỉ cần lập sẵn thông tin để chủ doanh nghiệp bấm nộp.
Cách lập danh sách kỳ còn thiếu và nộp muộn cho đúng đã có trong bài quên nộp tờ khai một kỳ.
Bước tiếp theo
- Kiểm tra ai đang giữ mật khẩu, thư điện tử, số điện thoại và chữ ký số của doanh nghiệp.
- Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp, tra tờ khai theo đúng loại, kỳ và mã (kể cả chi nhánh).
- Đòi bên dịch vụ thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận, tệp tờ khai và chứng từ nộp tiền.
- Nếu có kỳ chưa nộp: nộp ngay, rà các kỳ khác, xử lý trách nhiệm theo hợp đồng.
- Bổ sung vào hợp đồng dịch vụ điều khoản gửi bằng chứng sau mỗi kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp phần mềm của dịch vụ ghi “đã gửi” có đủ làm bằng chứng không?
Chưa đủ. Bằng chứng từ phía cơ quan thuế là thông báo tiếp nhận và thông báo chấp nhận. Phần mềm của bên dịch vụ chỉ cho biết họ đã bấm gửi.
Doanh nghiệp có được đòi lại mật khẩu tài khoản thuế từ bên dịch vụ không?
Tài khoản thuế là của doanh nghiệp. Khi chấm dứt hoặc thay đổi dịch vụ, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bàn giao; nếu không lấy được, có thể làm thủ tục cấp lại mật khẩu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Đại lý thuế nộp sai số liệu thì ai chịu?
Với cơ quan thuế, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tờ khai của mình và phải khai bổ sung. Phần thiệt hại do lỗi của đại lý được giải quyết theo hợp đồng giữa hai bên.
Tra thấy tờ khai nhưng số liệu khác với số bên dịch vụ báo, xử lý thế nào?
Tin số trên tờ khai đã nộp. Hỏi bên dịch vụ vì sao khác; nếu tờ khai sai thì khai bổ sung. Đây là lý do nên đòi tệp tờ khai chứ không chỉ nghe báo số.
Có nên để bên dịch vụ đăng ký thư điện tử của họ nhận thông báo thuế không?
Không nên để đó là địa chỉ duy nhất. Thư điện tử nhận thông báo nên là địa chỉ doanh nghiệp kiểm soát; bên dịch vụ có thể được chuyển tiếp.
Tự tra mỗi tháng có mất nhiều thời gian không?
Nếu bên dịch vụ gửi đủ thông báo chấp nhận, chỉ cần vài phút để mở tài khoản và xác nhận. Chọn một ngày cố định sau hạn nộp, ví dụ vài ngày sau ngày 20 hằng tháng hoặc sau hạn quý.
