Khi đã uỷ quyền, công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho mình trong hồ sơ quyết toán của công ty, với hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi hết năm theo Luật Quản lý thuế. Muốn biết công ty đã làm chưa và làm đúng không, sau hạn đó hãy đăng nhập tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế, xem thu nhập và số thuế công ty đã kê khai cho mình trong năm, đồng thời hỏi bộ phận nhân sự bản kết quả quyết toán của riêng mình.
Việc tự tra quan trọng vì uỷ quyền không chuyển trách nhiệm đi hẳn: nếu mình không đủ điều kiện uỷ quyền mà vẫn ký, hoặc công ty bỏ sót, sai số liệu, thì phần thiếu vẫn là của mình. Nếu phát hiện sớm, vẫn còn thời gian để công ty sửa hoặc tự quyết toán trước hạn của cá nhân — ngày cuối cùng của tháng thứ 4.
Uỷ quyền là giao cho công ty làm gì
Uỷ quyền quyết toán nghĩa là người lao động đồng ý để nơi trả thu nhập tính lại thuế cả năm cho mình và đưa kết quả vào hồ sơ quyết toán của công ty. Công ty sẽ:
- Cộng thu nhập chịu thuế cả năm công ty đã trả cho mình;
- Trừ các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc đã đăng ký, bảo hiểm bắt buộc);
- Tính số thuế phải nộp cả năm, so với số đã khấu trừ hằng tháng;
- Xử lý phần chênh: thu thêm nếu thiếu, bù trừ hoặc đề nghị hoàn nếu thừa.
Người lao động không phải tự lập tờ khai. Đổi lại, mình phụ thuộc vào dữ liệu công ty đang có — và công ty chỉ biết những gì mình đã báo.
Giấy uỷ quyền lập theo mẫu tại văn bản hướng dẫn hiện hành, thường do nhân sự phát. Xin giữ một bản chụp: đó là bằng chứng mình đã uỷ quyền năm nào, cho công ty nào, nếu sau này có câu hỏi vì sao mình không tự quyết toán.
Mình có thuộc diện uỷ quyền được không
Uỷ quyền chỉ đúng khi thu nhập của mình “gọn”: về nguyên tắc, có thu nhập tiền lương từ một nơi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm ở đó vào thời điểm quyết toán; thu nhập vãng lai ở nơi khác nếu có thì chỉ ở mức nhỏ theo quy định, đã bị khấu trừ và người lao động không đề nghị quyết toán phần đó. Điều kiện chi tiết nằm trong văn bản quản lý thuế và thuế thu nhập cá nhân hiện hành.
Những trường hợp không nên ký uỷ quyền mà nên tự quyết toán:
- Làm cho hai nơi trở lên, mỗi nơi đều có hợp đồng dài hạn trong năm;
- Có thu nhập làm thêm, cộng tác ở nơi khác không nhỏ;
- Nghỉ việc ở công ty trước thời điểm công ty quyết toán;
- Có khoản muốn tự khai như người phụ thuộc đăng ký trễ mà công ty không nắm.
Ký uỷ quyền khi không đủ điều kiện là nguồn gốc quen thuộc của thông báo đòi nộp thêm vài tháng sau.
Tra ở đâu và vào lúc nào
| Thời điểm | Việc nên làm |
|---|---|
| Tháng 1–2 | Ký uỷ quyền (nếu đủ điều kiện); báo công ty người phụ thuộc, thu nhập nơi khác nếu có |
| Trước hạn quyết toán của tổ chức | Hỏi nhân sự bản tính quyết toán dự kiến của mình để xem trước |
| Sau hạn quyết toán của tổ chức | Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân, xem thu nhập và số thuế công ty đã kê khai |
| Trước hạn quyết toán của cá nhân | Nếu thấy sai hoặc thiếu mà công ty không sửa kịp, tự quyết toán |
Trên tài khoản thuế cá nhân, xem phần thông tin thu nhập do tổ chức trả thu nhập kê khai, chọn năm cần xem. Dữ liệu có thể cần một khoảng thời gian sau khi công ty nộp mới hiển thị đầy đủ; tra quá sớm và không thấy thì chưa vội kết luận. Nếu ứng dụng có phần xem hồ sơ quyết toán, xem thêm ở đó.
Ví dụ giả định: một nhân viên ký uỷ quyền đầu tháng 2. Sang giữa tháng 4, đăng nhập tài khoản thuế thấy thu nhập công ty kê khai cho mình đủ 12 tháng nhưng chỉ có một người phụ thuộc, trong khi mình đăng ký hai con. Hỏi nhân sự thì biết giấy đăng ký con thứ hai nộp tháng 9 đã bị bỏ sót khi nhập. Vẫn còn hơn hai tuần trước hạn quyết toán của cá nhân — đủ để công ty khai bổ sung hoặc để mình tự quyết toán.
Đọc số liệu công ty đã quyết toán cho mình
Xin nhân sự chứng từ khấu trừ thuế hoặc bảng kết quả quyết toán của riêng mình, rồi so ba con số với phiếu lương cả năm:
- Tổng thu nhập chịu thuế: bằng tổng các khoản lương, thưởng chịu thuế trên phiếu lương 12 tháng (và tháng lương, thưởng trả sau tính theo cách công ty áp dụng).
- Giảm trừ: giảm trừ bản thân đủ các tháng; người phụ thuộc đủ người, đủ tháng.
- Thuế đã khấu trừ: bằng tổng dòng thuế trên phiếu lương cả năm.
Nếu cả ba khớp, kết quả thừa hay thiếu công ty tính ra thường đúng. Nếu một con số lệch, hỏi nhân sự trước; lỗi hay gặp nhất là thiếu người phụ thuộc đăng ký giữa năm, hoặc một khoản thưởng tính vào năm khác.
Chuyện “tính vào năm khác” cần hiểu cho đúng: với tiền lương, tiền công, thu nhập chịu thuế thường được xác định theo thời điểm tổ chức trả thu nhập. Lương tháng 12 trả vào tháng 1 năm sau, hay thưởng cuối năm trả sau Tết, vì vậy có thể nằm trong quyết toán của năm sau. Đó không phải sai sót, chỉ cần biết để so phiếu lương cho đúng năm.
Không có tên mình, hoặc số liệu sai
- Không thấy dữ liệu sau một thời gian hợp lý: hỏi nhân sự công ty đã đưa mình vào hồ sơ quyết toán chưa. Có thể họ đã loại mình vì thấy không đủ điều kiện uỷ quyền mà không báo.
- Số liệu sai: đề nghị công ty khai bổ sung hồ sơ quyết toán, gửi kèm chứng từ (giấy đăng ký người phụ thuộc, phiếu lương).
- Công ty không sửa kịp hoặc mình không đủ điều kiện uỷ quyền: tự quyết toán trước hạn của cá nhân, dùng chứng từ khấu trừ của công ty và các nơi khác.
Nếu sau này nhận thông báo phải nộp thêm dù đã uỷ quyền, cách đọc lý do và nộp cho đúng có trong bài quyết toán xong bị báo phải nộp thêm.
Phần thuế nộp thừa đi đâu
Khi công ty quyết toán thay và mình có số thuế nộp thừa, phần đó thường được công ty bù trừ vào số thuế phải khấu trừ của các kỳ sau hoặc đề nghị cơ quan thuế hoàn cho người lao động, tuỳ cách công ty làm theo quy định. Hỏi nhân sự rõ ba điều:
- Số thừa của mình là bao nhiêu;
- Được trả lại bằng cách nào: trừ vào thuế các tháng sau hay chuyển tiền;
- Nếu mình nghỉ việc trước khi được trả, xử lý thế nào.
Nếu số thừa đáng kể và mình sắp nghỉ việc, cân nhắc tự quyết toán để chủ động đề nghị hoàn vào tài khoản của mình. Với số thừa nhỏ, để công ty bù trừ thường gọn hơn.
Bước tiếp theo
- Trước khi ký uỷ quyền, tự kiểm tra mình có thu nhập ở nơi khác hay không.
- Báo công ty đủ người phụ thuộc và thay đổi trong năm.
- Sau hạn quyết toán của tổ chức, đăng nhập tài khoản thuế cá nhân xem dữ liệu công ty đã kê khai.
- Xin chứng từ khấu trừ, so ba con số với phiếu lương cả năm.
- Sai hoặc thiếu mà công ty không sửa kịp: tự quyết toán trước hạn của cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Ký uỷ quyền rồi có rút lại được không?
Nếu phát hiện mình không đủ điều kiện hoặc muốn tự quyết toán, báo công ty sớm, trước khi họ nộp hồ sơ quyết toán. Sau khi đã nộp, việc điều chỉnh phức tạp hơn và cần công ty phối hợp.
Công ty có bắt buộc phải nhận uỷ quyền không?
Khi người lao động đủ điều kiện và có văn bản uỷ quyền, nơi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay theo quy định. Nếu công ty từ chối, hỏi lý do; có thể họ thấy mình không đủ điều kiện.
Uỷ quyền rồi thì còn phải giữ chứng từ gì?
Giữ phiếu lương, chứng từ khấu trừ, giấy tờ người phụ thuộc và bản kết quả quyết toán công ty gửi. Khi có câu hỏi từ cơ quan thuế, đây là thứ mình dùng để đối chiếu.
Nghỉ việc tháng 11 thì có uỷ quyền cho công ty cũ quyết toán được không?
Thường không đủ điều kiện, vì uỷ quyền gắn với việc đang làm ở nơi đó vào thời điểm quyết toán. Nên xin chứng từ khấu trừ khi nghỉ và tự quyết toán, hoặc hỏi công ty mới về trường hợp chuyển tiếp nếu có.
Chỉ có thu nhập vãng lai rất nhỏ ở nơi khác có ảnh hưởng không?
Pháp luật cho phép vẫn uỷ quyền trong một số trường hợp thu nhập vãng lai ở mức nhỏ, đã khấu trừ và không đề nghị quyết toán phần đó. Mức cụ thể tra theo văn bản hiện hành trước khi ký.
Công ty sắp giải thể hoặc bị sáp nhập trước kỳ quyết toán thì uỷ quyền thế nào?
Khi tổ chức lại doanh nghiệp, việc quyết toán cho người lao động có quy định riêng về bên nào làm tiếp. Hỏi nhân sự bằng văn bản ai sẽ quyết toán cho mình và xin chứng từ khấu trừ trước khi công ty cũ đóng lại.
Tra tài khoản cá nhân thấy thu nhập đúng nhưng chưa thấy kết quả quyết toán thì sao?
Dữ liệu thu nhập và dữ liệu quyết toán có thể hiển thị ở những mục khác nhau và cập nhật khác thời điểm. Hỏi nhân sự bản kết quả quyết toán của mình là cách nhanh nhất.
