Muốn biết giảm trừ cho người phụ thuộc đã vào chưa, phải kiểm tra ở hai nơi: tài khoản thuế điện tử cá nhân (hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại) để xem cơ quan thuế đã ghi nhận người phụ thuộc chưa, và phiếu lương hằng tháng để xem nơi trả lương đã trừ khoản giảm trừ khi tính thuế chưa. Từ kỳ tính thuế 2026, mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 6,2 triệu đồng mỗi tháng, bản thân người nộp thuế được giảm trừ 15,5 triệu đồng mỗi tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
Hai nơi này có thể lệch nhau: đã đăng ký trên hệ thống nhưng bảng lương chưa tính, hoặc bảng lương đã tính nhưng hệ thống chưa ghi nhận. Lệch kiểu nào cũng sẽ lộ ra lúc quyết toán, nên kiểm tra sớm là để sửa khi còn dễ.
Ba lớp phải cùng đúng
| Lớp | Ai làm | Kiểm tra ở đâu |
|---|---|---|
| Đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế | Tổ chức trả thu nhập (khi được uỷ quyền) hoặc cá nhân tự làm | Tài khoản thuế điện tử cá nhân, ứng dụng thuế trên điện thoại |
| Tính giảm trừ khi khấu trừ thuế hằng tháng | Phòng nhân sự, kế toán tiền lương | Phiếu lương, bảng tính thuế thu nhập cá nhân của công ty |
| Thể hiện khi quyết toán năm | Tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, hoặc cá nhân tự quyết toán | Hồ sơ quyết toán trên tài khoản thuế điện tử |
Lớp một đúng mà lớp hai sai thì trong năm bị khấu trừ nhiều hơn cần thiết, cuối năm được xử lý lại khi quyết toán. Lớp hai đúng mà lớp một thiếu thì ngược lại: trong năm nộp ít, đến khi quyết toán có thể bị loại giảm trừ và phải nộp thêm.
Tra người phụ thuộc trên tài khoản thuế điện tử
Đăng nhập tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, tìm chức năng tra cứu thông tin người phụ thuộc. Tên gọi và vị trí có thể đổi theo phiên bản, nhưng thông tin hiện ra thường gồm:
- Họ tên và số định danh (hoặc mã số) của người phụ thuộc.
- Quan hệ với người nộp thuế: con, cha, mẹ, vợ, chồng…
- Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ và, nếu có, thời điểm kết thúc.
- Nơi đăng ký: tổ chức trả thu nhập nào đã gửi hồ sơ, hoặc cá nhân tự đăng ký.
Nếu chưa có tài khoản, đăng ký tài khoản thuế điện tử cá nhân trước. Người chỉ có thu nhập từ tiền lương thường vẫn nên có tài khoản, vì đây là cách trực tiếp nhất để tự xem những gì cơ quan thuế đang ghi nhận về mình mà không phải hỏi qua công ty.
Đọc thời điểm bắt đầu và kết thúc giảm trừ
Hai mốc thời gian này quyết định số tháng được giảm trừ trong năm, và là chỗ hay sai nhất:
- Bắt đầu quá muộn: con sinh tháng 3 mà hồ sơ ghi bắt đầu từ tháng 9 vì nộp giấy đăng ký cho công ty muộn. Theo nguyên tắc lâu nay, giảm trừ tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng; phần tháng chưa tính trong năm có thể được tính lại khi quyết toán.
- Kết thúc quá sớm: con đủ tuổi thành niên nhưng đang học và đáp ứng điều kiện người phụ thuộc, mà hồ sơ đã ghi kết thúc.
- Không có ngày kết thúc khi đáng lẽ phải có: cha mẹ đã có thu nhập vượt mức cho phép, con đã đi làm có thu nhập, nhưng giảm trừ vẫn chạy. Trường hợp này lợi trước mắt, nhưng là khoản bị loại khi quyết toán hay khi kiểm tra.
Điều kiện cụ thể để một người được tính là người phụ thuộc (độ tuổi, thu nhập tối đa, trường hợp khuyết tật, đang đi học) được hướng dẫn tại văn bản về thuế thu nhập cá nhân. Từ 1/7/2026 có thông tư mới hướng dẫn chi tiết thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 87/2026/TT-BTC); khi gặp trường hợp giáp ranh, tra điều kiện ở văn bản đang hiệu lực.
Soi phiếu lương xem giảm trừ đã được tính chưa
Phiếu lương rõ ràng thường có một dòng hoặc một nhóm dòng về thuế thu nhập cá nhân, trong đó có giảm trừ gia cảnh. Cách kiểm tra nhanh:
- Tìm dòng giảm trừ gia cảnh. Với người có một người phụ thuộc, từ kỳ tính thuế 2026 tổng giảm trừ mỗi tháng là 15,5 + 6,2 = 21,7 triệu đồng; hai người phụ thuộc là 27,9 triệu đồng.
- Nếu phiếu lương chỉ ghi 15,5 triệu đồng dù đã đăng ký người phụ thuộc, nơi trả lương chưa áp dụng.
- Nếu phiếu lương không có chi tiết, xin phòng nhân sự bảng tính thuế thu nhập cá nhân của mình cho tháng đó.
Ví dụ giả định: một nhân viên có một con nhỏ, đã nộp giấy đăng ký người phụ thuộc từ đầu năm. Phiếu lương tháng 5 ghi giảm trừ 15,5 triệu đồng. Nghĩa là mỗi tháng thu nhập tính thuế đang bị tính cao hơn 6,2 triệu đồng so với đúng. Báo ngay cho kế toán tiền lương, kèm ảnh chụp kết quả tra người phụ thuộc trên tài khoản thuế điện tử.
Lưu ý: phiếu lương thể hiện thế nào tuỳ từng nơi. Điều quan trọng không phải hình thức, mà là số giảm trừ dùng để tính thuế tháng đó.
Tra không thấy người phụ thuộc: nguyên nhân thường gặp
- Công ty chưa gửi hồ sơ lên cơ quan thuế, hoặc gửi gộp theo đợt. Hỏi phòng nhân sự thời điểm đã gửi.
- Thông tin định danh sai: số định danh của người phụ thuộc gõ nhầm một chữ số, họ tên không khớp với dữ liệu dân cư. Hồ sơ bị trả lại mà người lao động không biết.
- Đăng ký ở công ty cũ: đổi việc giữa năm, hồ sơ người phụ thuộc vẫn gắn với tổ chức cũ. Cần báo cho công ty mới để áp dụng và cập nhật.
- Hồ sơ mới gửi, hệ thống chưa cập nhật. Chờ vài ngày rồi tra lại.
- Người phụ thuộc đã được người khác đăng ký: vợ hoặc chồng, anh chị em đã đăng ký cùng người đó. Đây là trường hợp đăng ký trùng, cần hai bên thống nhất lại.
Với con nhỏ chưa có số định danh (mới sinh, chưa đăng ký khai sinh đầy đủ), hỏi nơi trả lương hoặc cơ quan thuế về giấy tờ thay thế được chấp nhận trong giai đoạn chờ.
Đăng ký muộn thì còn được tính không
Trường hợp phổ biến: con sinh giữa năm nhưng tới cuối năm mới đăng ký người phụ thuộc. Theo nguyên tắc lâu nay của thuế thu nhập cá nhân, nếu trong năm chưa được tính giảm trừ cho người phụ thuộc thì được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán thuế năm. Tức là số tháng bị “thiếu” trong năm không mất, nhưng phải đợi quyết toán mới được xử lý.
Để khoản này thật sự được tính, người nộp thuế cần:
- Hoàn tất đăng ký người phụ thuộc, ghi đúng thời điểm bắt đầu nghĩa vụ nuôi dưỡng.
- Uỷ quyền quyết toán cho nơi trả lương (nếu đủ điều kiện) và báo họ về số tháng cần tính bổ sung; hoặc tự quyết toán nếu có nhiều nguồn thu nhập.
- Giữ giấy tờ chứng minh quan hệ và thời điểm (giấy khai sinh, giấy tờ tương ứng).
Hạn cá nhân tự quyết toán theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau năm tính thuế; kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
Bước tiếp theo
- Đăng nhập tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế, chụp màn hình danh sách người phụ thuộc với thời điểm bắt đầu, kết thúc.
- Mở phiếu lương gần nhất, so tổng giảm trừ với 15,5 triệu đồng cộng 6,2 triệu đồng mỗi người phụ thuộc.
- Lệch ở hệ thống: báo nơi trả lương gửi lại hồ sơ, hoặc tự đăng ký bổ sung.
- Lệch ở bảng lương: gửi kế toán tiền lương ảnh chụp kết quả tra, đề nghị áp dụng từ tháng kế tiếp.
- Đăng ký muộn: ghi đúng thời điểm bắt đầu và nhớ đề nghị tính bổ sung khi quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Mức giảm trừ 6,2 triệu đồng áp dụng từ khi nào?
Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ 15,5 triệu đồng cho bản thân và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Phiếu lương các tháng năm 2026 nên phản ánh mức mới.
Có cần đăng ký lại người phụ thuộc mỗi năm không?
Thông thường không, người phụ thuộc đã đăng ký tiếp tục được tính cho tới khi có thay đổi. Chỉ cần đăng ký thay đổi khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện, đổi người nhận giảm trừ, hoặc thông tin định danh thay đổi.
Đổi công ty giữa năm thì người phụ thuộc có tự chuyển theo không?
Hồ sơ trên cơ quan thuế vẫn còn, nhưng nơi trả lương mới cần biết để áp dụng khi tính thuế hằng tháng. Nộp cho công ty mới bản đăng ký người phụ thuộc theo quy trình của họ.
Cha mẹ già không có lương hưu có đăng ký làm người phụ thuộc được không?
Có thể, nếu đáp ứng điều kiện về thu nhập và các điều kiện khác theo quy định. Kiểm tra điều kiện ở văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân đang hiệu lực và chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ.
Không có thu nhập chịu thuế thì có nên đăng ký người phụ thuộc không?
Giảm trừ chỉ có tác dụng khi có thu nhập tính thuế. Nếu thu nhập sau giảm trừ bản thân đã không phải nộp thuế, đăng ký người phụ thuộc cho mình không đem lại lợi ích; có thể để người khác trong gia đình đủ điều kiện đăng ký.
Tra thấy người phụ thuộc nhưng thời điểm bắt đầu sai thì sửa ở đâu?
Đề nghị nơi đã đăng ký gửi hồ sơ thay đổi thông tin, hoặc tự làm qua tài khoản thuế điện tử. Mẫu và thủ tục lấy theo văn bản đang hiệu lực.
