Thông báo của cơ quan thuế gửi qua mạng được xem ở mục tra cứu thông báo trong tài khoản thuế điện tử, đồng thời thường được gửi tới thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Hạn trả lời ghi ngay trong từng thông báo; không có một hạn chung cho mọi loại. Việc cần nhớ nhất: thông báo đã gửi vào tài khoản giao dịch thì việc mình chưa mở không làm hạn lùi lại.
Rất nhiều rắc rối thuế của doanh nghiệp nhỏ bắt đầu từ một thông báo không ai đọc: gửi vào hộp thư của kế toán đã nghỉ, lẫn trong thư quảng cáo, hoặc nằm trong tài khoản mà cả tháng không ai đăng nhập. Bài này chỉ cách đọc thông báo và tổ chức để không bỏ sót.
Thông báo đến qua những đường nào
- Tài khoản thuế điện tử: nơi lưu đầy đủ nhất. Mọi thông báo gửi điện tử đều có thể tra lại ở mục tra cứu thông báo, lọc theo thời gian.
- Thư điện tử đã đăng ký: thường nhận bản sao hoặc thư báo có thông báo mới.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: tiện cho cá nhân, chủ hộ kinh doanh xem nhanh.
- Văn bản giấy: vẫn còn trong một số trường hợp, như thư mời làm việc, quyết định kiểm tra, hoặc khi người nộp thuế chưa giao dịch điện tử.
Tin nhắn điện thoại có thể được dùng để nhắc, nhưng hãy coi tài khoản thuế điện tử là nơi xác thực. Phần cuối bài có hướng dẫn nhận ra thông báo giả.
Các loại thông báo hay gặp và việc cần làm
| Loại thông báo | Nói gì | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Kết quả xử lý hồ sơ (tiếp nhận, chấp nhận, không chấp nhận) | Tình trạng tờ khai, hồ sơ vừa nộp | Kiểm tra, sửa và nộp lại nếu bị từ chối |
| Đề nghị giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu | Cơ quan thuế thấy điểm cần làm rõ trên hồ sơ | Chuẩn bị giải trình hoặc khai bổ sung trong hạn ghi trên thông báo |
| Tiền thuế nợ, tiền chậm nộp | Số còn phải nộp tới một thời điểm | Đối chiếu với bảng nghĩa vụ, nộp hoặc đề nghị điều chỉnh |
| Liên quan hoá đơn | Vấn đề về hoá đơn đã lập hoặc đã nhận | Rà hoá đơn liên quan, phản hồi theo yêu cầu |
| Thư mời làm việc, quyết định kiểm tra | Lịch làm việc, phạm vi kiểm tra | Chuẩn bị hồ sơ, bố trí người đi, uỷ quyền nếu cần |
Mỗi thông báo thường có số, ngày, cơ quan ban hành, nội dung yêu cầu và hạn. Ghi bốn thông tin này vào danh sách theo dõi ngay khi mở thông báo.
Đọc hạn trả lời cho đúng
Ba điều quyết định hạn thật sự:
- Hạn ghi trong thông báo: có thể là một ngày cụ thể, hoặc một số ngày làm việc tính từ khi nhận thông báo. Đọc chính câu đó, không suy từ loại thông báo.
- Thời điểm được coi là đã nhận: với thông báo gửi vào tài khoản giao dịch điện tử, thời điểm này thường gắn với lúc hệ thống gửi, không phải lúc mình mở ra đọc. Chi tiết theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế đang hiệu lực.
- Ngày nghỉ: nếu hạn tính theo ngày làm việc, không đếm thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ.
Cách an toàn: coi ngày thông báo xuất hiện trong tài khoản là ngày nhận, đếm hạn từ đó. Nếu biết chắc không kịp (thiếu tài liệu, người phụ trách vắng), liên hệ cơ quan thuế trước hạn để trao đổi, và làm việc đó bằng văn bản.
Thư điện tử đăng ký đang là của ai
Đây là điểm yếu phổ biến nhất. Khi đăng ký thuế hoặc đăng ký giao dịch điện tử, doanh nghiệp khai một địa chỉ thư điện tử và số điện thoại. Nhiều năm sau, địa chỉ đó thường là:
- hộp thư cá nhân của kế toán đã nghỉ việc;
- hộp thư của đơn vị dịch vụ kế toán cũ;
- hộp thư chung không ai kiểm tra.
Kiểm tra thông tin liên lạc đang đăng ký trên tài khoản thuế điện tử, đổi sang một hộp thư do doanh nghiệp kiểm soát (không phải hộp thư cá nhân), và cài đặt chuyển tiếp cho cả chủ doanh nghiệp lẫn kế toán. Khi đổi kế toán hay đổi đơn vị dịch vụ, cập nhật việc này nằm trong danh sách bàn giao.
Trả lời thông báo thế nào
- Đọc kỹ yêu cầu: cơ quan thuế hỏi điểm nào, kỳ nào, số liệu nào.
- Gom tài liệu đúng phạm vi hỏi: sổ chi tiết, hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
- Chọn cách phản hồi: giải trình bằng văn bản nếu số liệu đã đúng; khai bổ sung nếu phát hiện sai.
- Gửi qua tài khoản thuế điện tử nếu thông báo cho phép, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế; giữ xác nhận đã gửi.
- Theo dõi phản hồi tiếp: có thể có thông báo chấp nhận giải trình hoặc đề nghị làm việc.
Văn bản giải trình nên ngắn, đi thẳng vào từng điểm được hỏi, có số liệu và tài liệu đính kèm đánh số. Không giải thích lan man sang những điểm không được hỏi.
Nhịp kiểm tra để không bỏ sót
- Mỗi tuần một lần: người phụ trách đăng nhập tài khoản thuế điện tử, mở mục tra cứu thông báo, lọc từ lần kiểm tra trước.
- Danh sách theo dõi: số thông báo, ngày, nội dung, hạn, người xử lý, trạng thái.
- Chủ doanh nghiệp nhận bản chuyển tiếp của mọi thư từ cơ quan thuế, dù không trực tiếp xử lý.
- Trước kỳ nghỉ dài: kiểm tra một lần, và giao rõ ai theo dõi trong thời gian nghỉ.
Tự kiểm tra ở ba chỗ: mục thông báo trong tài khoản thuế điện tử, hộp thư đã đăng ký (kể cả thư rác), và ứng dụng thuế trên điện thoại nếu người phụ trách hay đi xa.
Nhận ra thông báo giả mạo
Kẻ gian biết người ta sợ “thông báo thuế”, nên giả danh cơ quan thuế là chiêu quen thuộc. Dấu hiệu nên nghi ngờ:
- Tin nhắn hoặc thư điện tử kèm đường dẫn yêu cầu đăng nhập, cập nhật thông tin, “xác thực tài khoản thuế” gấp.
- Cuộc gọi tự xưng cán bộ thuế, đề nghị cài ứng dụng theo đường dẫn gửi qua tin nhắn, hoặc hướng dẫn thao tác trên điện thoại trong lúc đang gọi.
- Yêu cầu đọc mật khẩu, mã xác thực, số thẻ ngân hàng.
- Đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân để “nộp phạt”, “xoá nợ”, “hoàn thuế nhanh”.
Cách kiểm tra đơn giản: tắt tin nhắn, tự mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế bằng đường mình vẫn dùng. Thông báo thật nằm trong đó. Tiền thuế nộp vào ngân sách nhà nước qua giấy nộp tiền lập từ hệ thống, không bao giờ vào tài khoản cá nhân của ai. Còn nghi ngờ thì gọi thẳng số điện thoại của cơ quan thuế quản lý mà mình tự tra được, không gọi lại số trong tin nhắn.
Bước tiếp theo
- Đăng nhập tài khoản thuế điện tử, xem toàn bộ thông báo trong vài tháng gần nhất, đánh dấu cái nào chưa xử lý.
- Kiểm tra và cập nhật thư điện tử, số điện thoại liên lạc đang đăng ký.
- Lập danh sách theo dõi thông báo, giao người phụ trách và nhịp kiểm tra hằng tuần.
- Thông báo còn hạn: chuẩn bị trả lời theo năm bước ở trên. Thông báo đã quá hạn: liên hệ cơ quan thuế ngay bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Không mở thư điện tử thì có được coi là chưa nhận thông báo không?
Với thông báo gửi qua tài khoản giao dịch điện tử, việc không mở thường không làm thay đổi thời điểm được coi là đã nhận. Vì vậy cần kiểm tra định kỳ, không chờ thư báo.
Thông báo đề nghị giải trình có phải là bị phạt không?
Không. Đó là đề nghị làm rõ. Giải trình đầy đủ, đúng hạn có thể khép lại vấn đề. Bỏ qua mới là lúc rủi ro tăng lên.
Hộ kinh doanh có nhận thông báo điện tử không?
Có, nếu đã đăng ký giao dịch điện tử. Chủ hộ nên có tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế và kiểm tra định kỳ.
Nhận tin nhắn báo có thông báo thuế kèm đường dẫn thì có nên bấm không?
Không nên bấm đường dẫn lạ. Tự mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế bằng đường mình vẫn dùng để kiểm tra. Cơ quan thuế không yêu cầu cung cấp mật khẩu hay mã xác thực qua tin nhắn, cuộc gọi.
Có được nhờ người khác đi làm việc thay theo thư mời không?
Được, nếu có giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi công việc. Người đi thay nên mang đủ hồ sơ liên quan và có quyền ký biên bản trong phạm vi uỷ quyền, nếu không buổi làm việc dễ phải hẹn lại.
Quá hạn trả lời thông báo rồi thì làm gì?
Trả lời ngay bằng văn bản, nêu lý do chậm nếu có, kèm đủ tài liệu. Chậm vẫn tốt hơn không trả lời; sau đó theo dõi thông báo tiếp theo.
Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thì ai chịu trách nhiệm theo dõi thông báo?
Nghĩa vụ vẫn thuộc về doanh nghiệp. Hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ bên nào kiểm tra thông báo, nhịp bao lâu, và báo cho chủ doanh nghiệp thế nào.
