Trước khi đặt hàng lớn của một hộ kinh doanh, cần tra và hỏi ba điều: hộ có đăng ký kinh doanh và mã số thuế đang hoạt động không, hộ xuất được loại hoá đơn nào, và tên người bán trên hoá đơn có khớp với người nhận tiền không. Hộ kinh doanh thường nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, nên hoá đơn của hộ thường là hoá đơn bán hàng, không tách riêng thuế giá trị gia tăng — bên mua được dùng làm chứng từ chi phí nhưng thường không có thuế đầu vào để khấu trừ.
Năm 2026 là năm chuyển đổi: theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm nay, nhiều hộ chuyển sang kê khai và thay đổi cách xuất hoá đơn. Một hộ trước đây phải xin hoá đơn lẻ từng lần, nay có thể đã tự xuất được; một hộ khác lại đang lúng túng. Hỏi trước thì dễ, phát hiện sau khi đã giao hàng thì khó.
Hộ kinh doanh khác doanh nghiệp ở điểm gì khi bán cho mình
| Doanh nghiệp | Hộ kinh doanh | |
|---|---|---|
| Tư cách | Pháp nhân, tên công ty | Không phải pháp nhân; chủ hộ chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình |
| Mã số thuế | Mã của doanh nghiệp | Gắn với chủ hộ; từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân |
| Hoá đơn thường gặp | Hoá đơn giá trị gia tăng nếu nộp thuế theo phương pháp khấu trừ | Hoá đơn bán hàng, không tách thuế giá trị gia tăng |
| Tài khoản nhận tiền | Tài khoản đứng tên công ty | Tài khoản của chủ hộ hoặc tài khoản dùng cho kinh doanh của hộ |
| Hợp đồng | Người đại diện theo pháp luật ký | Chủ hộ ký, hoặc người được chủ hộ uỷ quyền |
Điểm quan trọng nhất cho kế toán bên mua: giá mua từ hộ kinh doanh thường là giá đã gồm mọi khoản thuế của hộ. Nếu doanh nghiệp quen tính giá “chưa thuế cộng 10%”, khi so giá với nhà cung cấp là doanh nghiệp phải quy về cùng một mặt bằng, tránh chọn nhầm nguồn rẻ hơn trên giấy mà đắt hơn thực tế.
Tra hộ kinh doanh trước khi đặt hàng
- Xin thông tin: tên hộ kinh doanh đăng ký, họ tên chủ hộ, mã số thuế dùng trên hoá đơn, địa chỉ kinh doanh.
- Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế bằng mã số thuế đó: xem tên, địa chỉ, trạng thái. Hộ kinh doanh thường khó tra theo tên thương hiệu, nên tra theo mã là chắc nhất.
- Xem giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chụp) để đối chiếu tên hộ, địa chỉ, ngành nghề.
- Đối chiếu: địa chỉ trên giấy tờ có phải xưởng, cửa hàng mình đến xem không; người mình làm việc có phải chủ hộ không.
Nếu người bán nói “bán cá nhân thôi, không đăng ký gì”, với đơn hàng nhỏ lẻ có thể vẫn làm được theo cách lập chứng từ riêng mà quy định cho phép khi mua trực tiếp của người sản xuất không kinh doanh. Nhưng với đơn hàng lớn, đều đặn, nên đề nghị họ đăng ký hộ kinh doanh — vừa đúng quy định cho họ, vừa đủ chứng từ cho mình.
Hỏi đúng câu về hoá đơn
Thay vì hỏi chung “có xuất hoá đơn không”, hỏi cụ thể:
- Hộ xuất hoá đơn loại nào? Hoá đơn điện tử do hộ tự lập, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hay phải đề nghị cơ quan thuế cấp theo từng lần?
- Có thể gửi một hoá đơn đã xuất cho khách khác (che thông tin người mua) để xem mẫu không?
- Hoá đơn xuất khi nào — khi giao hàng, khi nhận tiền, hay gộp cuối tháng?
- Thông tin người bán trên hoá đơn ghi tên hộ hay tên chủ hộ, mã số nào?
Hộ đang chuyển từ khoán sang kê khai có thể trả lời “đang làm thủ tục”. Khi đó hỏi thêm dự kiến khi nào xong, và với đơn hàng đầu tiên, thoả thuận rõ phương án nếu hoá đơn chưa xuất được đúng lúc. Một số hộ có doanh thu lớn thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành; hộ nói rõ được mình thuộc diện nào là dấu hiệu họ đã nắm việc.
Tra tờ hoá đơn đầu tiên
Khi nhận hoá đơn đầu tiên, đừng xếp vào hồ sơ ngay. Tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế:
- Hoá đơn có trên hệ thống, trạng thái bình thường.
- Người bán đúng là hộ đã tra ở bước trước.
- Người mua đúng tên, mã số thuế công ty mình.
- Hàng hoá, số lượng, tiền khớp với đơn hàng và biên bản giao nhận.
Tờ đầu tiên đúng thì các tờ sau thường đúng theo. Tờ đầu tiên sai mà không nói thì cả năm sẽ sai y như vậy. Chi tiết bốn điểm này có trong bài kiểm tra một hoá đơn điện tử có hợp lệ: bốn thông tin phải khớp.
Thanh toán và hợp đồng
Thanh toán: chuyển khoản vào tài khoản của chủ hộ hoặc tài khoản mà hộ dùng cho kinh doanh, nội dung ghi số đơn hàng hoặc số hoá đơn. Không chuyển vào tài khoản của người nhà, thợ cả hay người môi giới. Thanh toán không dùng tiền mặt vừa là bằng chứng giao dịch thật, vừa là điều kiện chứng từ mà quy định về chi phí được trừ đặt ra với các khoản chi có giá trị lớn — ngưỡng cụ thể tra ở quy định hiện hành.
Hợp đồng: ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh, họ tên chủ hộ, số định danh hoặc mã số thuế, địa chỉ. Ghi rõ nghĩa vụ xuất hoá đơn, thời điểm xuất, và hệ quả nếu không xuất được. Nếu người ký không phải chủ hộ, cần giấy uỷ quyền của chủ hộ.
Ví dụ giả định: một công ty nội thất đặt 2.000 chiếc giỏ mây của một xưởng gia đình, chia bốn đợt giao. Hợp đồng ghi mỗi đợt giao kèm hoá đơn, thanh toán trong bảy ngày sau khi nhận hoá đơn hợp lệ. Cách gắn thanh toán với hoá đơn như vậy khiến cả hai bên có động lực làm đúng từ đầu.
Những điều không nên chấp nhận
- Hoá đơn của một đơn vị khác không liên quan tới hộ bán hàng — “bên em nhờ công ty người quen xuất cho”. Hoá đơn phải phản ánh đúng người bán thật.
- Hoá đơn ghi giá khác giá thật hoặc ghi hàng khác hàng thật.
- Chuyển tiền cho người không phải chủ hộ khi không có uỷ quyền.
- Tách một đơn hàng thành nhiều hoá đơn nhỏ để lách điều kiện thanh toán, chứng từ.
Những cách này có thể làm chi phí của doanh nghiệp bị loại khi quyết toán, và kéo cả hai bên vào rủi ro về hoá đơn. Nguồn hàng tốt mà không có chứng từ đúng thì nên giúp nhà cung cấp làm đúng, thay vì tìm đường vòng.
Khi hộ đã thành nguồn hàng quen
Sau vài đơn hàng trôi chảy, người ta thường thôi kiểm tra. Nhưng hộ kinh doanh thay đổi nhanh hơn doanh nghiệp: chủ hộ có thể giao lại cho con, chuyển xưởng, tạm nghỉ vài tháng, hay chuyển lên thành lập doanh nghiệp. Mỗi thay đổi đó làm thông tin người bán trên hoá đơn thay đổi theo. Nhịp theo dõi hợp lý:
- Mỗi quý: tra lại mã số thuế của hộ trên trang tra cứu, xem trạng thái.
- Mỗi khi hoá đơn đổi tên người bán hoặc đổi mã số: hỏi lý do, cập nhật hợp đồng, tra lại từ đầu như với nhà cung cấp mới.
- Khi hộ chuyển lên doanh nghiệp: hợp đồng mới ký với doanh nghiệp, hoá đơn có thể chuyển sang loại có thuế giá trị gia tăng — giá mua và cách hạch toán cũng thay đổi theo.
Bước tiếp theo
- Xin tên hộ, họ tên chủ hộ, mã số thuế dùng trên hoá đơn, địa chỉ kinh doanh.
- Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; đối chiếu với giấy chứng nhận hộ kinh doanh.
- Hỏi cụ thể loại hoá đơn, thời điểm xuất; xin xem mẫu.
- Ghi đầy đủ thông tin hộ, nghĩa vụ xuất hoá đơn và gắn thanh toán với hoá đơn trong hợp đồng.
- Tra tờ hoá đơn đầu tiên trên cổng hoá đơn điện tử trước khi thanh toán đợt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng của hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào không?
Thường là không, vì hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu và xuất hoá đơn bán hàng, không tách riêng thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn này vẫn dùng làm chứng từ chi phí nếu đủ điều kiện.
Hộ kinh doanh không xuất được hoá đơn thì có mua được không?
Vẫn mua được, nhưng doanh nghiệp sẽ thiếu chứng từ cho khoản chi. Với mua trực tiếp của người sản xuất không kinh doanh có cách lập chứng từ riêng theo quy định; còn với hộ đã đăng ký kinh doanh thì nên yêu cầu hoá đơn.
Hộ đang chuyển từ khoán sang kê khai có xuất hoá đơn được không?
Tuỳ hộ đã hoàn tất việc đăng ký sử dụng hoá đơn hay chưa. Hỏi rõ tình trạng và dự kiến; với đơn hàng đầu, thoả thuận phương án nếu hoá đơn chưa kịp xuất.
Chuyển tiền vào tài khoản vợ của chủ hộ có được không?
Không nên, trừ khi có uỷ quyền rõ ràng và tài khoản đó là tài khoản hộ dùng cho kinh doanh. Tiền nên đi vào tài khoản của chủ hộ để khớp với hoá đơn và hợp đồng.
Tra hộ kinh doanh bằng tên xưởng không ra, có phải hộ không đăng ký?
Chưa chắc. Hộ kinh doanh thường đăng ký theo tên hộ gắn với chủ hộ, không theo tên xưởng. Xin mã số thuế dùng trên hoá đơn rồi tra theo mã.
Hộ kinh doanh ở tỉnh khác có ảnh hưởng gì không?
Không ảnh hưởng tới việc mua bán. Chỉ cần tra đúng mã số của hộ, và biết rằng hộ do thuế cơ sở ở địa bàn của họ quản lý nếu có câu hỏi về hoá đơn của hộ.
Giá mua từ hộ kinh doanh đã gồm thuế chưa?
Thường là giá đã gồm các khoản thuế của hộ, vì hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu. Khi so giá với nhà cung cấp là doanh nghiệp, quy về cùng một cách tính trước khi so.
