Năm phút trước khi chuyển tiền đặt cọc nên dùng cho năm việc: tra mã số thuế trên trang của cơ quan thuế, tra đăng ký doanh nghiệp, khớp tài khoản nhận tiền với tên công ty, khớp người liên hệ với công ty, và đọc lại điều khoản cọc. Năm việc này không cho biết công ty làm ăn tốt hay không, nhưng loại được phần lớn những trường hợp mất tiền phổ biến: công ty không có thật, người mạo danh công ty thật, tiền đi vào tài khoản không thuộc về bên ký hợp đồng.
Không cần phần mềm, không cần thuê ai. Chỉ cần mã số thuế của đối tác, số tài khoản họ đưa, và năm phút tập trung. Nếu khoản cọc lớn, năm phút này là bước đầu; phần kiểm tra sâu hơn sẽ làm sau.
Phút thứ nhất: tra mã số thuế
Xin đối tác mã số thuế (không phải chỉ tên công ty). Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và ghi lại:
- Tên đầy đủ: có khớp với tên trên hợp đồng, báo giá?
- Trạng thái: đang hoạt động, hay tạm ngừng, hay không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hay đã ngừng hoạt động?
- Ngày cấp mã số: công ty mới vài tháng hay đã nhiều năm?
- Cơ quan thuế quản lý: có phù hợp với địa chỉ công ty tự giới thiệu?
Chụp màn hình kết quả, lưu kèm ngày tra. Nếu tra không ra, dừng lại và làm rõ trước — xem thêm các nguyên nhân khiến tra mã số thuế ra “không tìm thấy” trên Tra Thuế.
Phút thứ hai: tra đăng ký doanh nghiệp
Trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tra cùng mã số đó và xem:
- Người đại diện theo pháp luật: người sẽ ký hợp đồng có phải người này không? Nếu không, cần giấy uỷ quyền.
- Địa chỉ trụ sở: có khớp với địa chỉ trên hợp đồng, trên danh thiếp?
- Ngành nghề đăng ký: có liên quan tới hàng hoá, dịch vụ đang giao dịch? Ngành nghề có điều kiện thì cần giấy phép riêng.
- Thay đổi gần đây: đổi tên, đổi người đại diện, đổi địa chỉ ngay trước giao dịch không sai, nhưng là điểm nên hỏi.
Hai nguồn — thuế và đăng ký kinh doanh — mỗi nguồn quyết định một phần thông tin. Nếu chúng lệch nhau, hỏi đối tác bản giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
Phút thứ ba: tài khoản nhận tiền phải đứng tên công ty
Đây là bước quan trọng nhất, và cũng là bước hay bị bỏ qua nhất.
- Khi nhập số tài khoản trong ứng dụng ngân hàng, tên chủ tài khoản hiện ra trước khi xác nhận. Tên đó phải là tên công ty ký hợp đồng.
- Nếu là tên cá nhân — kể cả là tên giám đốc — dừng lại. Tiền cọc cho công ty phải vào tài khoản của công ty.
- Nếu là tên một công ty khác, dừng lại và yêu cầu văn bản giải thích, hợp đồng ba bên nếu có lý do chính đáng.
- Số tài khoản nên được ghi trong hợp đồng hoặc văn bản có chữ ký, dấu của công ty, không chỉ gửi qua tin nhắn.
Nhiều vụ mất tiền không phải do công ty đối tác lừa, mà do kẻ gian chen vào giữa: giả thư điện tử, giả tin nhắn “công ty đổi tài khoản nhận tiền”. Đổi tài khoản vào phút chót luôn phải xác nhận lại qua kênh khác, bằng số điện thoại mình đã có từ trước.
Phút thứ tư: người liên hệ có đúng là người của công ty
- Gọi số điện thoại của công ty mà mình tự tìm được (trên hồ sơ đăng ký, trang thông tin chính thức), không chỉ dùng số người liên hệ đưa.
- Thư điện tử theo tên miền riêng của công ty đáng tin hơn hộp thư miễn phí; không tuyệt đối, nhưng là một tín hiệu.
- Chỉ giao dịch qua ứng dụng nhắn tin, không có cuộc gọi, không có văn bản có dấu: cẩn thận.
- Hỏi người liên hệ một chi tiết mà chỉ người trong công ty biết (địa chỉ kho, tên kế toán phụ trách hoá đơn) và đối chiếu.
Mục tiêu không phải nghi ngờ tất cả, mà xác nhận rằng người đang thương lượng với mình thật sự nói thay cho pháp nhân mình vừa tra.
Phút thứ năm: đọc lại điều khoản đặt cọc
- Mức cọc có tương xứng với giá trị và thời gian thực hiện không? Cọc quá cao so với thông lệ ngành là điểm nên đàm phán lại.
- Hoá đơn: bên bán lập hoá đơn cho khoản nào, vào lúc nào? Khoản trả trước với một số loại giao dịch có thể phải lập hoá đơn khi nhận tiền; hỏi rõ.
- Hoàn cọc: trong trường hợp nào, thời hạn bao lâu, vào tài khoản nào.
- Tên, mã số thuế, số tài khoản trên hợp đồng khớp với ba phút đầu.
Muốn đi xa hơn năm phút — đọc báo cáo, kiểm tra năng lực thực hiện, lịch sử tranh chấp — xem bảng kiểm đầy đủ hơn ở mục Dấu hiệu doanh nghiệp rủi ro trên Check Thuế.
Khi khoản cọc lớn: làm thêm gì
Năm phút là đủ cho khoản cọc nhỏ, loại mà mất đi thì đau nhưng không ảnh hưởng tới sống còn của doanh nghiệp. Với khoản cọc lớn, sau năm phút đầu nên dành thêm thời gian cho mấy việc:
- Ghé địa chỉ thực tế hoặc đề nghị gọi hình từ văn phòng, kho, xưởng. Công ty thật sẵn lòng cho xem nơi làm việc.
- Xin danh sách vài khách hàng đã giao dịch và hỏi thăm một hai nơi.
- Xin xem hoá đơn mẫu họ đã lập cho khách khác (che thông tin khách) và tra trên cổng hoá đơn điện tử để biết họ đang lập hoá đơn bình thường.
- Chia cọc theo mốc: một phần khi ký, phần còn lại khi đối tác hoàn thành một việc cụ thể (đặt nguyên liệu, giao mẫu).
- Nhờ người có chuyên môn đọc hợp đồng nếu giá trị đủ lớn để đáng làm.
Không cần làm hết mọi việc cho mọi đối tác. Mức kiểm tra nên tương xứng với số tiền sẽ đưa ra trước khi nhận được gì.
Những dấu hiệu nên dừng ngay
| Dấu hiệu | Vì sao |
|---|---|
| Tra mã số thuế không ra, hoặc tên không khớp | Không xác định được pháp nhân nhận tiền |
| Tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân | Tiền không vào công ty; khó đòi lại, khó có hoá đơn |
| Đổi số tài khoản vào phút chót qua tin nhắn, thư điện tử | Dấu hiệu điển hình của mạo danh |
| Trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Công ty không lập được hoá đơn, liên lạc bất ổn |
| Thúc ép chuyển gấp, “hôm nay mới có giá này” | Tạo áp lực để bỏ qua bước kiểm tra |
| Đề nghị ghi giá hợp đồng thấp hơn thực tế, phần còn lại trả riêng | Rủi ro thuế cho cả hai bên, và là dấu hiệu không minh bạch |
Một dấu hiệu chưa chắc là lừa đảo, nhưng đủ để hoãn chuyển tiền cho tới khi được giải thích rõ.
Bước tiếp theo
- Lưu bốn thứ vào thư mục đối tác: ảnh chụp kết quả tra mã số thuế, ảnh chụp trang đăng ký doanh nghiệp, ảnh chụp tên chủ tài khoản khi nhập số, hợp đồng có số tài khoản.
- Cọc nhỏ, mọi thứ khớp: chuyển tiền, ghi nội dung chuyển khoản có số hợp đồng.
- Cọc lớn: làm thêm bước kiểm tra sâu, cân nhắc chia cọc theo tiến độ.
- Có dấu hiệu dừng: hoãn chuyển, gửi câu hỏi bằng văn bản, chỉ tiếp tục khi có câu trả lời khớp.
- Sau khi nhận hoá đơn: tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Công ty lớn, có tiếng thì có cần kiểm tra không?
Vẫn nên làm, nhất là bước tài khoản nhận tiền và người liên hệ. Kẻ gian hay mạo danh chính các công ty có tiếng, vì người mua ít nghi ngờ.
Giám đốc đề nghị chuyển vào tài khoản cá nhân cho nhanh thì sao?
Không nên. Tiền thanh toán cho công ty nên vào tài khoản của công ty. Chuyển cho cá nhân thì khó chứng minh đã thanh toán cho pháp nhân, khó đòi lại khi có tranh chấp và dễ vướng khi cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Tra thấy công ty đang hoạt động là đủ an toàn chưa?
Chưa. Trạng thái đang hoạt động chỉ loại được một số rủi ro. Tài khoản nhận tiền, người liên hệ và điều khoản hợp đồng vẫn phải kiểm tra.
Tiền cọc có cần hoá đơn không?
Tuỳ loại giao dịch và thời điểm lập hoá đơn theo quy định về hoá đơn. Có trường hợp khoản trả trước phải lập hoá đơn khi nhận tiền. Hỏi rõ bên bán và ghi vào hợp đồng.
Đã chuyển cọc rồi mới phát hiện tài khoản không đúng tên công ty thì làm gì?
Liên hệ ngay ngân hàng của mình để được hướng dẫn, đồng thời liên hệ công ty đối tác qua số điện thoại chính thức. Nếu có dấu hiệu lừa đảo, trình báo công an kèm toàn bộ tin nhắn, chứng từ.
Hộ kinh doanh thì kiểm tra thế nào, vì không có trên cổng đăng ký doanh nghiệp?
Hộ kinh doanh đăng ký ở cơ quan đăng ký cấp địa phương, nên tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thường không thấy. Tra mã số thuế của hộ hoặc của chủ hộ trên trang của cơ quan thuế, xin bản chụp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và giữ nguyên nguyên tắc tài khoản nhận tiền phải đúng tên chủ hộ.
Có nên kiểm tra bằng các trang tổng hợp thông tin doanh nghiệp không?
Dùng để tìm nhanh thì được, nhưng kết quả cần đối chiếu lại trên trang của cơ quan thuế và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
