Thuê đội thợ, nhà thầu cá nhân: tra gì trước khi ký và khấu trừ thuế thế nào

Trước khi thuê một đội thợ hay nhà thầu cá nhân, cần tra xem bên nhận việc thực chất là ai: một cá nhân không đăng ký kinh doanh, một hộ kinh doanh, hay một doanh nghiệp. Với hộ kinh doanh và doanh nghiệp, mình nhận hoá đơn. Với cá nhân không đăng ký kinh doanh và không ký hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng dưới 3 tháng), khoản trả từ 2 triệu đồng/lần phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả, và mình cấp chứng từ khấu trừ cho họ.

Chỗ rối nhất là khi cả đội do một người đứng ra nhận việc, nhận tiền rồi chia lại. Bài này đi qua cách tra, cách khấu trừ, chuyện vật tư, bộ hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí, và những cách làm “cho nhanh” nên tránh.

Đội thợ là ai về mặt thuế: bốn dạng

Người trưởng nhóm thường tự giới thiệu là “công ty”, “xưởng”, “đội”. Tên gọi không nói lên gì; mã số thuế và giấy đăng ký mới nói.

Vài dấu hiệu nên dừng lại hỏi kỹ: tự xưng công ty nhưng không đưa được mã số thuế; không muốn đưa căn cước; chỉ nhận tiền mặt; hoặc đề nghị “lấy hoá đơn bên khác cho anh chị”. Một đội thợ làm ăn đàng hoàng có thể chưa quen giấy tờ, nhưng sẽ không né những câu hỏi này.

Tra trước khi ký

1. Hỏi thẳng: anh chị ký hợp đồng với tư cách cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty? Lập được hoá đơn không?
2. Nếu là doanh nghiệp: tra mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, xem trạng thái, địa chỉ, ngành nghề; tra thêm trên cổng đăng ký doanh nghiệp.
3. Nếu là hộ kinh doanh: xin giấy chứng nhận đăng ký hộ, tra mã số của hộ; hỏi hộ đã chuyển sang tự kê khai và dùng hoá đơn chưa.
4. Nếu là cá nhân: xin căn cước để lấy số định danh (dùng thay mã số thuế cá nhân), tra trên trang tra cứu xem thông tin có khớp không.

Với việc lớn, xin thêm một hai công trình họ đã làm và tra luôn hoá đơn họ từng lập (nếu có), để biết họ có thực sự quen với việc xuất hoá đơn không. Cách kiểm tra một hộ kinh doanh trước khi giao dịch lớn có trong bài mua hàng của hộ kinh doanh: tra trước khi đặt.

Khi bên nhận việc là cá nhân: khấu trừ 10%

Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, nguyên tắc là: khoản trả từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần thì mình khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả, nộp số đã khấu trừ vào ngân sách theo kỳ kê khai của mình, và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận.

Ví dụ giả định: một cửa hàng thuê thợ sơn lại mặt tiền, trọn gói tiền công 12 triệu đồng, trả một lần khi xong. Cửa hàng giữ lại 1,2 triệu đồng, trả thợ 10,8 triệu đồng qua tài khoản của thợ, nộp 1,2 triệu đồng thuế đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ. Cuối năm thợ dùng chứng từ đó khi quyết toán nếu thuộc diện.

Số đã khấu trừ được kê khai trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của chính doanh nghiệp, cửa hàng theo kỳ tháng hoặc quý, và đưa vào quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức cuối năm. Hộ kinh doanh đi thuê thợ thì hỏi cơ quan thuế về cách khai phù hợp với hộ.

Người có thu nhập thấp, ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế, có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để không bị khấu trừ. Cam kết do chính người nhận thu nhập làm và chịu trách nhiệm; bên trả không nên soạn sẵn rồi bảo ký cho xong.

Khi một người đứng ra nhận tiền cho cả đội

Đây là kiểu phổ biến nhất ngoài đời: trưởng nhóm báo giá, ký hợp đồng, nhận toàn bộ tiền, rồi tự trả cho thợ. Về thuế, nó tạo ra câu hỏi khó: thu nhập đó là của một người hay của nhiều người?

• Nếu ký và trả toàn bộ cho trưởng nhóm như một cá nhân, trên giấy tờ đó là thu nhập của một người; khấu trừ tính trên một người, chứng từ cấp cho một người.
• Nếu muốn phản ánh đúng từng người thợ, cách gọn là ký và trả trực tiếp cho từng người, có danh sách, chữ ký, tài khoản của từng người.
• Nếu đội làm thường xuyên, khuyến khích trưởng nhóm đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp để lập hoá đơn — gọn cho cả hai bên.

Với hợp đồng giá trị lớn hoặc kéo dài, hỏi cơ quan thuế hoặc người làm thuế về cách ký phù hợp trước khi bắt đầu, thay vì để cuối năm mới dựng lại giấy tờ.

Vật tư: mua ai, hoá đơn tên ai

Ví dụ giả định: hợp đồng sửa quán trọn gói 60 triệu đồng, trong đó thợ tự mua gạch, sơn, dây điện khoảng 35 triệu đồng. Nếu để nguyên như vậy, cả 60 triệu đồng chỉ có hợp đồng với một cá nhân; 35 triệu đồng vật tư không có hoá đơn nào tên quán. Tách ra: quán tự mua vật tư có hoá đơn, hợp đồng với thợ chỉ còn 25 triệu đồng tiền công.

Đội thợ cá nhân không lập được hoá đơn cho vật tư họ mua hộ. Nếu để thợ tự mua rồi tính gộp vào giá, phần vật tư đó mình không có hoá đơn.

• Tách tiền công và vật tư trong hợp đồng.
• Vật tư do mình mua trực tiếp từ cửa hàng, doanh nghiệp bán vật tư, hoá đơn đứng tên mình, thanh toán từ tài khoản của mình (với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng).
• Nếu nhờ thợ đi mua cho tiện, người bán vẫn lập hoá đơn tên mình, và mình chuyển tiền trực tiếp cho người bán.

Hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí, và những cách nên tránh

Bộ hồ sơ tối thiểu cho một lần thuê đội thợ cá nhân: hợp đồng ghi rõ nội dung việc, giá, thời gian; biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành; chứng từ thanh toán qua ngân hàng; chứng từ khấu trừ đã cấp (hoặc cam kết của người nhận); bản chụp căn cước của người nhận. Với bên có hoá đơn, thay chứng từ khấu trừ bằng hoá đơn.

Những cách làm “cho nhanh” nên tránh:

• Chia nhỏ thanh toán dưới 2 triệu đồng mỗi lần để không phải khấu trừ. Việc chia tách không làm thay đổi bản chất một hợp đồng trọn gói và là rủi ro khi bị kiểm tra.
• Lấy hoá đơn của đơn vị khác không làm việc cho mình để “hợp thức” khoản chi. Đó là dùng hoá đơn không đúng giao dịch.
• Trả tiền mặt không giấy tờ. Không có gì chứng minh khoản chi, và người thợ cũng không có gì chứng minh thu nhập.

Bước tiếp theo

1. Hỏi trưởng nhóm ký với tư cách gì; tra mã số thuế, giấy đăng ký tương ứng.
2. Chọn cách ký: với doanh nghiệp, hộ có hoá đơn, hoặc trực tiếp với từng cá nhân.
3. Tách tiền công và vật tư; tự mua vật tư có hoá đơn tên mình.
4. Với cá nhân: khấu trừ 10% khoản từ 2 triệu đồng/lần, nộp và cấp chứng từ khấu trừ.
5. Lưu hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng từ khấu trừ theo từng công trình.