Hộ kinh doanh bán trên sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán nên tra ở hai phía: trên sàn, xem bảng kê thuế sàn đã khấu trừ theo từng kỳ; trên tài khoản thuế điện tử, xem doanh thu và số thuế sàn đã khai thay cho mình, cùng các thông báo của thuế cơ sở. Hai phía khớp nhau thì phần bán trên sàn coi như đã xong nghĩa vụ khai, nộp theo cơ chế khấu trừ tại nguồn.
Phần bán ngoài sàn (cửa hàng, mạng xã hội, khách quen chuyển khoản) thì không ai khai thay. Hộ phải tự khai theo phương pháp đang áp dụng, nhất là từ năm 2026 khi phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Thông báo lạ mà người bán qua mạng hay nhận chính là ở phần chênh lệch giữa doanh thu cơ quan thuế thấy được và doanh thu hộ tự khai.
Từ giữa năm 2025: sàn khấu trừ, nộp thay là gì
Theo Luật Quản lý thuế sửa đổi và văn bản hướng dẫn, từ 1/7/2025 các sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng và thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân cho hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn. Nói đơn giản: khi đơn hàng thành công, sàn giữ lại một phần tiền theo tỷ lệ quy định, rồi khai và nộp vào ngân sách thay người bán.
Với người bán, điều này có ba hệ quả:
- Tiền về ví hoặc tài khoản đã là tiền sau khi trừ thuế (cùng các loại phí sàn).
- Sàn có trách nhiệm cung cấp chứng từ khấu trừ hoặc bảng kê cho người bán.
- Cơ quan thuế có dữ liệu doanh thu trên sàn của từng người bán theo số định danh hoặc mã số thuế.
Tỷ lệ khấu trừ cụ thể theo nhóm hàng hoá, dịch vụ áp dụng theo quy định hiện hành; không nên tự tính bằng con số nghe truyền miệng. Cách chắc nhất là đọc bảng kê trong trang quản lý của người bán trên sàn.
Phía sàn: tra bảng kê thuế đã khấu trừ
Trong trang quản lý dành cho người bán, tìm mục liên quan đến thuế hoặc chứng từ khấu trừ. Tên mục mỗi sàn mỗi khác, nhưng thông tin cần xem giống nhau:
- Kỳ khấu trừ (thường theo tháng).
- Doanh thu tính thuế của kỳ, sau khi trừ đơn huỷ, đơn hoàn theo cách sàn tính.
- Số thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
- Thông tin người bán sàn dùng để khai: họ tên, số định danh hoặc mã số thuế hộ kinh doanh.
Dòng thứ tư quan trọng hơn người ta nghĩ. Tài khoản bán hàng đăng ký bằng giấy tờ của người thân, hoặc bằng thông tin cũ trước khi đổi căn cước, thì doanh thu được khai theo người đó, không phải theo mình. Nên cập nhật ngay trong phần hồ sơ người bán.
Phía cơ quan thuế: tra doanh thu sàn đã khai thay và thông báo
Đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế bằng số định danh (hoặc mã số thuế hộ kinh doanh nếu hộ đã có):
- Tìm mục tra cứu thông tin do tổ chức khai thay, khấu trừ: kiểm tra từng sàn có tên, có doanh thu và số thuế theo từng kỳ.
- Tìm mục thông báo: thông báo nộp thuế, thông báo đề nghị giải trình, thông báo về hồ sơ khai thuế của hộ.
- Kiểm tra tờ khai đã nộp nếu hộ tự khai phần ngoài sàn, và trạng thái chấp nhận của từng tờ khai.
Dữ liệu sàn khai thay thường có độ trễ theo kỳ khai của sàn. Tra sau hạn khai của kỳ đó, không tra ngay cuối tháng rồi kết luận “sàn chưa khai”.
Ví dụ số: một shop mỹ phẩm bán ba kênh
Giả sử một hộ bán mỹ phẩm có doanh thu mỗi tháng (số giả định): sàn A 50 triệu đồng, sàn B 20 triệu đồng, bán qua trang mạng xã hội và khách quen chuyển khoản 15 triệu đồng.
| Kênh | Doanh thu/tháng | Ai khai, nộp | Tra ở đâu |
|---|---|---|---|
| Sàn A | 50 triệu đồng | Sàn A khấu trừ, nộp thay | Bảng kê trên sàn A; dữ liệu khai thay trên tài khoản thuế |
| Sàn B | 20 triệu đồng | Sàn B khấu trừ, nộp thay | Bảng kê trên sàn B; dữ liệu khai thay trên tài khoản thuế |
| Ngoài sàn | 15 triệu đồng | Hộ tự khai theo phương pháp đang áp dụng | Tờ khai của hộ; sổ doanh thu; sao kê tài khoản |
| Cộng | 85 triệu đồng | Cả năm khoảng 1,02 tỷ đồng |
Hai điểm dễ sai: một là nghĩ cả 85 triệu đồng đều đã được sàn lo; hai là nghĩ phần ngoài sàn nhỏ nên không ai biết. Doanh thu ngoài sàn nhận qua tài khoản ngân hàng vẫn là doanh thu kinh doanh; để ngoài sổ là rủi ro thật, không phải mẹo tiết kiệm. Khi tự khai tổng doanh thu, cách xử lý phần đã được sàn khấu trừ theo hướng dẫn hiện hành; hỏi thuế cơ sở để khỏi khai trùng hoặc khai sót.
Những thông báo người bán qua mạng hay nhận và cách trả lời
| Loại thông báo | Thường vì sao | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Đề nghị giải trình doanh thu | Doanh thu cơ quan thuế có (từ sàn, từ dữ liệu khác) cao hơn doanh thu hộ tự khai | Đối chiếu từng kênh, chuẩn bị bảng kê và chứng từ, trả lời đúng hạn ghi trong thông báo |
| Thông báo nộp thuế | Tờ khai của hộ phát sinh số phải nộp | Kiểm tra số liệu, nộp đúng hạn, lưu chứng từ |
| Thông báo về hồ sơ khai thuế | Tờ khai thiếu, sai mẫu, sai kỳ | Đọc lý do, nộp lại hoặc bổ sung |
Thông báo gửi vào tài khoản thuế điện tử và thư điện tử đã đăng ký. Người bán qua mạng hay dùng một địa chỉ thư điện tử chỉ để đăng ký sàn rồi bỏ quên; nên cập nhật địa chỉ đang dùng hằng ngày trong hồ sơ đăng ký thuế để không lỡ hạn trả lời.
Thông báo không phải kết luận vi phạm. Trả lời bằng số liệu, đúng hạn, là cách nhanh nhất để đóng hồ sơ. Để quá hạn không trả lời mới là lúc sự việc chuyển sang bước khác.
Đơn hoàn, đơn huỷ và doanh thu lệch giữa hai phía
Người bán hay thấy doanh thu trên bảng kê của sàn khác với số mình tự cộng. Các nguyên nhân thường gặp:
- Đơn hoàn trả sau khi đã chốt kỳ: sàn có thể điều chỉnh ở kỳ sau, không sửa kỳ cũ.
- Mã giảm giá: phần do sàn tài trợ và phần do người bán tài trợ được tính khác nhau vào doanh thu.
- Phí sàn: phí không trừ vào doanh thu tính thuế; người bán thường cộng doanh thu sau phí nên thấy thấp hơn.
- Thời điểm ghi nhận: sàn ghi nhận khi đơn hoàn tất, người bán ghi nhận khi giao hàng.
Cách làm gọn cho người bán nhiều sàn: mỗi đầu tháng tải báo cáo đối soát và bảng kê thuế của tháng trước từ từng sàn, lưu vào một thư mục theo tháng. Ghi vào một bảng tính ba cột cho mỗi sàn: doanh thu theo báo cáo đối soát, doanh thu tính thuế theo bảng kê, số thuế đã khấu trừ. Thêm một dòng cho doanh thu ngoài sàn lấy từ sổ bán hàng và sao kê. Mười lăm phút mỗi tháng, và khi có thông báo giải trình, mọi số liệu đã nằm sẵn.
Lệch vì các lý do trên là bình thường. Chỉ cần giữ báo cáo đối soát tháng tải từ sàn là có căn cứ giải thích khi được hỏi.
Tự kiểm tra ở đâu mỗi tháng
- Trang quản lý người bán trên từng sàn: bảng kê thuế đã khấu trừ, báo cáo đối soát.
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế: dữ liệu sàn khai thay, tờ khai của hộ, thông báo.
- Sao kê tài khoản nhận tiền bán hàng ngoài sàn: cơ sở để tự khai phần ngoài sàn.
- Thuế cơ sở quản lý hộ: hỏi khi không rõ cách xử lý phần đã khấu trừ khi tự khai tổng doanh thu.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ bán trên một sàn có chức năng thanh toán thì còn phải khai gì không?
Nếu toàn bộ doanh thu đều qua sàn và sàn đã khấu trừ, nộp thay, phần lớn nghĩa vụ khai với doanh thu đó đã được thực hiện qua sàn. Vẫn nên tra định kỳ để chắc sàn khai đúng người, đúng số, và theo dõi thông báo.
Bán trên mạng xã hội, khách chuyển khoản thì ai khai?
Không có tổ chức nào khai thay, nên hộ tự khai theo phương pháp đang áp dụng. Giữ sổ doanh thu và sao kê để khai đúng.
Tài khoản bán hàng đứng tên vợ, tiền về tài khoản chồng thì sao?
Sàn khai theo người đứng tên tài khoản bán hàng. Nên thống nhất một người đứng tên cả tài khoản bán hàng lẫn tài khoản nhận tiền, đúng với người thực sự kinh doanh, để hồ sơ thuế không rối.
Doanh thu cả năm thấp thì có được hoàn số sàn đã khấu trừ không?
Tuỳ quy định hiện hành về ngưỡng doanh thu và cơ chế khấu trừ tại nguồn. Tra dữ liệu trên tài khoản thuế rồi hỏi thuế cơ sở về thủ tục, không tự bù trừ.
Sàn không có mục chứng từ khấu trừ thì làm sao chứng minh?
Liên hệ bộ phận hỗ trợ người bán để xin chứng từ hoặc bảng kê. Song song, dữ liệu khai thay trên tài khoản thuế của mình là căn cứ đối chiếu.
Ngừng bán trên một sàn thì có cần báo ai không?
Đóng gian hàng theo thủ tục của sàn và tải về các bảng kê, báo cáo đối soát của thời gian đã bán trước khi đóng. Sau khi đóng, việc tải lại dữ liệu cũ có thể khó hơn; giữ bản lưu ít nhất bằng thời hạn lưu chứng từ.
Nhận thông báo giải trình mà không hiểu số liệu lấy từ đâu thì làm gì?
Đến hoặc gọi thuế cơ sở ghi trong thông báo, hỏi rõ nguồn số liệu và kỳ liên quan. Mang theo bảng kê từng sàn và sao kê ngoài sàn để đối chiếu ngay.
