Trước khi đặt cọc lô hàng đầu cho một thương hiệu mới, đại lý nên tra được năm điều về doanh nghiệp đầu nguồn: mã số thuế đang hoạt động và đúng tên, ngành nghề đăng ký có hoạt động mình sắp mua, người đại diện là người đang đàm phán hoặc người đó có uỷ quyền, tài khoản nhận cọc đứng tên doanh nghiệp, và doanh nghiệp đã từng lập hoá đơn cho khách hàng khác. Thiếu một trong năm điều đó thì chưa nên chuyển tiền, hoặc chỉ chuyển một phần nhỏ.
Lời hứa độc quyền khu vực, bảng giá chiết khấu hấp dẫn, buổi ra mắt hoành tráng không thay được những điểm tra trên. Phần lớn rủi ro của đại lý mới không nằm ở hàng kém chất lượng mà nằm ở chỗ tiền cọc chuyển đi rồi không có hàng, hoặc có hàng mà không có hoá đơn hợp lệ. Mỗi điểm tra dưới đây chỉ mất vài phút, và đều làm được trên điện thoại.
Năm điểm tra, mỗi điểm ở đâu
| Điểm tra | Tra ở đâu | Dấu hiệu cần hỏi thêm |
|---|---|---|
| Mã số thuế, tên, trạng thái | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế | Tên trên hợp đồng khác tên trong kết quả tra; trạng thái không phải đang hoạt động |
| Ngành nghề, ngày thành lập, người đại diện | Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp | Không có ngành nghề phân phối, sản xuất mặt hàng đó; mới thành lập vài tuần |
| Người đàm phán có quyền ký không | Giấy uỷ quyền, quyết định bổ nhiệm | Chỉ có danh thiếp, không có văn bản |
| Tài khoản nhận cọc | Hợp đồng, xác nhận của ngân hàng khi chuyển | Tài khoản cá nhân, tài khoản công ty khác tên |
| Đã lập hoá đơn cho ai chưa | Hỏi đại lý khác của thương hiệu; xin xem hoá đơn mẫu đã lập (che thông tin khách) | Chưa từng lập hoá đơn, hẹn “sau khi đủ đại lý mới xuất” |
Kết quả tra không phải là kết luận doanh nghiệp đầu nguồn tốt hay xấu. Một thương hiệu thật sự mới có thể thành lập được vài tháng, chưa có nhiều hoá đơn. Nhưng các điểm tra cho biết mình đang đặt cược vào bao nhiêu điều chưa được kiểm chứng, và từ đó quyết định đặt cọc bao nhiêu.
Doanh nghiệp đầu nguồn là nhà sản xuất hay công ty thương mại
Thương hiệu mới có thể do chính nhà sản xuất đứng tên, hoặc do một công ty thương mại đứng ra phân phối, còn sản xuất đặt gia công ở nơi khác, thậm chí nhập khẩu. Đại lý nên biết rõ mình ký với ai:
- Nhà sản xuất: ngành nghề đăng ký có sản xuất mặt hàng đó; địa chỉ nhà máy, xưởng có thể đến xem.
- Công ty thương mại: ngành nghề có bán buôn mặt hàng đó; hỏi nguồn hàng (gia công ở đâu, nhập khẩu từ đâu) và giấy tờ chứng minh nguồn gốc cho lô hàng.
- Chủ nhãn hiệu: tra trên cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của cơ quan sở hữu trí tuệ xem nhãn hiệu đã nộp đơn, được cấp cho ai. Nếu chủ nhãn hiệu là một bên khác, hỏi quan hệ giữa hai bên; hợp đồng độc quyền khu vực do người không có quyền với nhãn hiệu ký thì giá trị rất hạn chế.
Ví dụ số: đặt cọc 30% một lần và đặt cọc theo từng bước
Giả sử lô hàng đầu trị giá 500 triệu đồng. Thương hiệu đề nghị đại lý cọc 30% để giữ độc quyền khu vực.
| Cách A: cọc 150 triệu đồng một lần | Cách B: cọc theo bước | |
|---|---|---|
| Khi ký | Chuyển 150 triệu đồng | Chuyển 50 triệu đồng (10%) |
| Khi đầu nguồn xác nhận lịch giao, gửi danh sách hàng | Không chuyển thêm | Chuyển thêm 50 triệu đồng |
| Khi nhận hàng, kiểm đếm, nhận hoá đơn | Thanh toán 350 triệu đồng | Thanh toán 400 triệu đồng |
| Nếu đầu nguồn không giao hàng | Rủi ro mất tới 150 triệu đồng, phải đòi qua thương lượng hoặc toà án | Rủi ro tối đa 100 triệu đồng, và đã có dấu hiệu từ bước 2 |
Ở cách B, bước thứ hai có vai trò như một chốt kiểm tra: đầu nguồn phải gửi được lịch giao cụ thể, danh sách mặt hàng, số lượng, quy cách, và thường là cả thông tin đơn vị vận chuyển. Một đầu nguồn đã có hàng hoặc đã có kế hoạch sản xuất rõ ràng làm việc này trong vài ngày. Nếu đến bước này mà vẫn chỉ có lời hứa miệng, đại lý dừng lại khi mới mất rủi ro 50 triệu đồng thay vì 150 triệu đồng.
Không phải thương hiệu nào cũng chấp nhận cách B. Nhưng đề nghị chia bước là phép thử tốt: một đầu nguồn nghiêm túc thường thương lượng được, còn một bên chỉ quan tâm thu cọc thật nhanh thì phản ứng rất khác. Dù cách nào, hợp đồng nên ghi rõ: tiền cọc hoàn lại trong bao lâu nếu không giao hàng đúng hạn, và cọc được trừ vào tiền hàng lần nào.
Hoá đơn cho lô hàng đầu: hỏi trước, đừng hỏi sau
Đại lý là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đều cần hoá đơn đầu vào hợp lệ cho hàng mua về: để khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu khai theo phương pháp khấu trừ, để tính chi phí, và để chứng minh nguồn gốc hàng khi bị kiểm tra. Trước khi cọc, hỏi rõ:
- Hoá đơn do đơn vị nào lập (mã số thuế nào), có trùng với bên ký hợp đồng và bên nhận tiền không.
- Lập vào thời điểm nào: khi giao hàng, khi chuyển quyền sở hữu, theo quy định về hoá đơn.
- Hàng tặng kèm, hàng trưng bày, vật phẩm quảng cáo có được thể hiện trên hoá đơn không.
Với lô hàng từ 5 triệu đồng trở lên, thanh toán phải bằng chuyển khoản từ tài khoản của đại lý sang tài khoản của bên bán để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15. Chuyển cọc vào tài khoản cá nhân của người đại diện thương hiệu là chỗ làm hỏng cả chuỗi chứng từ ngay từ đầu.
Sau khi đặt cọc: theo dõi tiếp những gì
- Tra lại trạng thái mã số thuế của đầu nguồn trước mỗi lần chuyển tiền tiếp theo.
- Tra hoá đơn nhận được trên cổng hoá đơn điện tử: đúng người bán, đúng hàng, đúng số lượng.
- Theo dõi thông tin đăng ký doanh nghiệp: đổi người đại diện, đổi địa chỉ, tạm ngừng trong thời gian đang chờ giao hàng là tín hiệu cần hỏi ngay.
- Lưu toàn bộ trao đổi về lịch giao, cam kết độc quyền bằng văn bản, thư điện tử; tránh chỉ trao đổi miệng.
Nếu đến hạn giao hàng mà đầu nguồn xin lùi lịch, đề nghị lùi bằng văn bản có ngày giao mới, kèm điều kiện hoàn cọc nếu lịch mới cũng trễ. Một lần lùi có lý do là bình thường; nhiều lần lùi không có văn bản là dấu hiệu nên dừng các khoản chuyển tiếp theo và yêu cầu hoàn cọc theo hợp đồng.
Những điều không cần làm và không nên làm
- Không cần thuê dịch vụ điều tra cho một lô hàng vài trăm triệu đồng; các điểm tra công khai ở trên đủ để quyết định cọc bao nhiêu.
- Không nên nhận hàng không hoá đơn để được giá tốt hơn. Hàng không hoá đơn là hàng không chứng minh được nguồn gốc, và chi phí không được trừ khi tính thuế.
- Không nên để người quen giới thiệu thay cho việc tra. Người giới thiệu có thể thật lòng nhưng cũng chưa từng kiểm tra.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: mã số thuế, tên, trạng thái, cơ quan thuế quản lý của đầu nguồn.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, ngày thành lập, người đại diện, thay đổi đăng ký.
- Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của cơ quan sở hữu trí tuệ: chủ nhãn hiệu.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn nhận được sau khi giao hàng.
Câu hỏi thường gặp
Thương hiệu mới thành lập hai tháng có nên hợp tác không?
Thời gian thành lập ngắn không tự nó là lý do từ chối. Nhưng nên giảm mức cọc, chia bước thanh toán, và kiểm tra kỹ hơn các điểm còn lại như người ký, tài khoản nhận tiền, hoá đơn.
Hợp đồng độc quyền khu vực có bảo vệ được đại lý không?
Hợp đồng ràng buộc hai bên ký. Nó có giá trị khi bên ký có quyền phân phối thật và còn tồn tại để thực hiện. Đọc kỹ điều kiện chấm dứt độc quyền, như doanh số tối thiểu, để không mất độc quyền sau vài tháng.
Đầu nguồn yêu cầu chuyển cọc vào tài khoản cá nhân vì tài khoản công ty đang mở, có nên đồng ý?
Không nên. Đợi tài khoản công ty mở xong, hoặc nếu bắt buộc phải có văn bản của doanh nghiệp xác nhận uỷ quyền nhận tiền. Tiền vào tài khoản cá nhân khó chứng minh là thanh toán cho doanh nghiệp.
Tra thấy ngành nghề đăng ký không có mặt hàng mình mua thì sao?
Hỏi đầu nguồn bổ sung ngành nghề hoặc giải thích vai trò của họ trong chuỗi. Ngành nghề thiếu không tự làm hoá đơn vô hiệu, nhưng là dấu hiệu doanh nghiệp chưa chuẩn bị kỹ cho hoạt động này.
Có nên đến tận nơi đầu nguồn không?
Với lô hàng lớn, đến xem văn phòng, kho hoặc xưởng là việc đáng làm. Nó xác nhận địa chỉ có hoạt động thật, điều mà không kết quả tra trực tuyến nào thay được.
Đầu nguồn đổi tên công ty ngay sau khi nhận cọc thì làm gì?
Tra lại mã số thuế: đổi tên nhưng giữ nguyên mã số thì vẫn là một doanh nghiệp, nghĩa vụ theo hợp đồng không mất. Đề nghị ký phụ lục cập nhật tên, và yêu cầu hoá đơn ghi theo tên mới đúng với kết quả tra.
Hộ kinh doanh làm đại lý có cần hoá đơn đầu vào không?
Có. Hộ kinh doanh cần hoá đơn để chứng minh nguồn gốc hàng hoá và ghi sổ, nhất là từ năm 2026 khi phương pháp khoán chấm dứt và hộ chuyển sang tự kê khai.
