Báo giá rẻ hơn chỉ thật sự rẻ hơn khi so trên chi phí thực sau thuế, không phải trên con số tổng tiền. Với doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, mua của người bán lập hoá đơn giá trị gia tăng thì phần thuế đầu vào được khấu trừ; mua của hộ kinh doanh lập hoá đơn bán hàng thì không; mua không hoá đơn thì mất cả khấu trừ lẫn chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Một báo giá rẻ hơn 5% có thể thành đắt hơn 20% sau khi tính đủ.
Vì vậy trước khi so giá, tra ba điều về từng người bán: là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, đang hoạt động hay không, và sẽ lập loại hoá đơn nào. Ba câu trả lời này đổi hẳn phép so sánh.
Ba loại người bán, ba loại chứng từ
| Người bán | Chứng từ thường nhận | Người mua khấu trừ được thuế đầu vào? | Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN? |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ | Hoá đơn giá trị gia tăng, ghi rõ thuế suất, tiền thuế | Có, nếu đủ điều kiện (thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng) | Có, nếu đủ điều kiện |
| Hộ kinh doanh, doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp | Hoá đơn bán hàng, giá đã gồm thuế, không tách thuế | Không | Có, nếu đủ điều kiện |
| Người bán không lập hoá đơn | Phiếu thu, biên nhận | Không | Thường không; chỉ một số trường hợp đặc biệt có bảng kê theo quy định |
Với người bán là doanh nghiệp, còn nên hỏi họ đang khai thuế theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp, vì doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp cũng lập hoá đơn bán hàng như hộ kinh doanh. Tên “công ty” trên báo giá chưa đủ để kết luận sẽ nhận được hoá đơn giá trị gia tăng; câu trả lời chắc chắn là ghi rõ loại hoá đơn trong báo giá và hợp đồng.
Trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho biết người bán là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh (qua loại mã, tên) và trạng thái. Loại hoá đơn thì hỏi thẳng người bán và ghi vào báo giá.
Ví dụ số: ba báo giá cho cùng một lô hàng
Giả sử một doanh nghiệp sản xuất khai thuế theo phương pháp khấu trừ cần mua một lô vật tư. Thuế suất giá trị gia tăng giả định 10%; thuế thu nhập doanh nghiệp giả định 20% (thuế suất phổ thông theo Luật 67/2025/QH15; doanh nghiệp nhỏ có thể là 15% hoặc 17%).
| Báo giá 1: nhà phân phối lớn | Báo giá 2: đại lý nhỏ là hộ kinh doanh | Báo giá 3: người bán không hoá đơn | |
|---|---|---|---|
| Tổng tiền phải trả | 220 triệu đồng (200 + thuế 20) | 209 triệu đồng, hoá đơn bán hàng | 200 triệu đồng tiền mặt |
| Thuế đầu vào được khấu trừ | 20 triệu đồng | 0 | 0 |
| Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN | 200 triệu đồng | 209 triệu đồng | 0 |
| Phần thuế TNDN “tiết kiệm” nhờ chi phí được trừ (20%) | 40 triệu đồng | 41,8 triệu đồng | 0 |
| Chi phí thực sau thuế | 220 − 20 − 40 = 160 triệu đồng | 209 − 41,8 = 167,2 triệu đồng | 200 triệu đồng |
Nhìn tổng tiền, báo giá 3 rẻ nhất và báo giá 1 đắt nhất. Nhìn chi phí thực, thứ tự đảo ngược: nhà phân phối lớn rẻ nhất, người bán không hoá đơn đắt nhất, hơn tới 40 triệu đồng. Chưa kể hàng không hoá đơn còn kéo theo rủi ro về nguồn gốc khi bị kiểm tra.
Đại lý nhỏ không phải luôn đắt hơn. Nếu đại lý nhỏ là doanh nghiệp lập hoá đơn giá trị gia tăng, báo giá 190 triệu đồng cộng thuế 19 triệu đồng thì chi phí thực chỉ khoảng 152 triệu đồng, rẻ hơn nhà phân phối lớn. Bài toán không phải “lớn hay nhỏ” mà là “loại hoá đơn gì, giá trước thuế bao nhiêu”.
Rủi ro không nằm trên báo giá: người bán có còn đó không
Ngoài con số, còn một rủi ro không tính được bằng bảng: hoá đơn nhận được sau này bị xác định là không hợp lệ, ví dụ người bán bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động mà vẫn lập hoá đơn, hoặc hoá đơn không đúng thực tế giao dịch. Khi đó người mua có thể phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào đã khấu trừ và chi phí đã trừ, cộng tiền chậm nộp.
Rủi ro này cao hơn khi:
- Người bán mới thành lập, không có kho, địa chỉ là căn hộ hoặc văn phòng ảo.
- Giá thấp bất thường so với mặt bằng chung, không giải thích được bằng quy mô hay nguồn hàng.
- Người bán đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản của công ty khác.
- Hàng giao từ một nơi, hoá đơn lập từ một đơn vị khác không liên quan.
Với người bán mới, có thể giới hạn rủi ro bằng cách mua lô nhỏ trước, tra hoá đơn đầu tiên trên cổng hoá đơn điện tử, rồi mới tăng dần giá trị đơn hàng. Chênh lệch giá của lô thử không đáng kể so với rủi ro của một lô lớn đi kèm hoá đơn có vấn đề.
Không dấu hiệu nào tự nó chứng minh người bán có vấn đề. Nhưng nhiều dấu hiệu cùng lúc là lý do để chọn báo giá khác, dù đắt hơn một chút.
Cách so báo giá đúng: bảng bốn cột
Khi nhận nhiều báo giá, yêu cầu mọi người bán ghi rõ và điền vào một bảng chung:
- Giá chưa thuế và thuế suất (hoặc ghi rõ “giá đã gồm thuế, hoá đơn bán hàng”).
- Loại hoá đơn sẽ lập và mã số thuế đơn vị lập.
- Điều kiện thanh toán: chuyển khoản vào tài khoản đứng tên ai, thời hạn.
- Kết quả tra: trạng thái mã số thuế, ngày tra.
Bảng này cũng là hồ sơ giải thích khi có người hỏi vì sao chọn nhà cung cấp này mà không chọn báo giá rẻ hơn, dù người hỏi là ban giám đốc, kiểm toán hay cơ quan thuế. Lưu bảng cùng hợp đồng và hoá đơn của đợt mua; chỉ cần vài dòng ghi chú lý do chọn là đủ.
Rồi tính chi phí thực như ví dụ trên. Việc này mất thêm mười lăm phút cho mỗi đợt mua lớn, nhưng tránh được quyết định chọn nhầm báo giá chỉ vì nhìn con số tổng.
Khi nào báo giá rẻ của đại lý nhỏ thật sự đáng chọn
Không nên đọc ví dụ trên thành “luôn mua của nhà phân phối lớn”. Đại lý nhỏ đáng chọn khi hội đủ ba điều:
- Là doanh nghiệp lập hoá đơn giá trị gia tăng, hoặc doanh nghiệp mình không khấu trừ thuế đầu vào nên loại hoá đơn không ảnh hưởng nhiều.
- Giá trước thuế thấp hơn thật, có lý do rõ ràng: chi phí vận hành thấp, gần nơi giao hàng, nhập trực tiếp từ nhà sản xuất.
- Tra không thấy dấu hiệu bất thường: đang hoạt động, địa chỉ có thật, nhận tiền vào tài khoản đứng tên mình.
Ngoài ra, đại lý nhỏ thường linh hoạt hơn về số lượng tối thiểu, giao gấp, đổi trả. Những lợi ích này có giá trị thật với doanh nghiệp nhỏ, miễn là chứng từ đầy đủ. Một cách cân bằng hay được dùng: giữ nhà phân phối lớn cho các lô hàng lớn định kỳ, dùng đại lý nhỏ đã tra kỹ cho các đơn gấp, đơn nhỏ.
Những điều không nên làm để “có giá tốt”
- Không mua không hoá đơn rồi đi tìm hoá đơn khác để hợp thức. Đó là sử dụng hoá đơn không đúng thực tế giao dịch, rủi ro nặng hơn nhiều khoản chênh giá.
- Không đề nghị người bán tách hoá đơn dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt. Hoá đơn phải phản ánh đúng giao dịch.
- Không để nhân viên mua hàng tự quyết nhà cung cấp mới cho lô hàng lớn mà không có bước tra người bán.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: loại người nộp thuế, trạng thái, địa chỉ của từng người bán.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngày thành lập, ngành nghề.
- Cổng hoá đơn điện tử: tra hoá đơn nhận được, loại hoá đơn, trạng thái.
- Kế toán nội bộ: xác nhận doanh nghiệp mình đang khai theo phương pháp nào và thuế suất thuế TNDN áp dụng, để tính chi phí thực cho đúng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mình khai theo phương pháp trực tiếp thì phép so có khác không?
Có. Doanh nghiệp không khấu trừ thuế đầu vào thì phần thuế trên hoá đơn giá trị gia tăng không được trừ riêng; khi đó so tổng tiền và khả năng được tính vào chi phí. Loại hoá đơn vẫn quan trọng vì mua không hoá đơn thường không được trừ chi phí.
Hộ kinh doanh có lập được hoá đơn giá trị gia tăng không?
Hộ kinh doanh thường lập hoá đơn bán hàng. Một số trường hợp đặc biệt theo quy định có thể khác; hỏi thẳng người bán loại hoá đơn họ sẽ lập và tra lại khi nhận.
Báo giá ghi “giá đã bao gồm thuế GTGT” có đủ không?
Chưa đủ. Cần biết giá chưa thuế, thuế suất và loại hoá đơn để tính đúng chi phí thực. Yêu cầu người bán tách rõ trên báo giá.
Nhà phân phối lớn có chắc hoá đơn luôn hợp lệ không?
Không có người bán nào miễn kiểm tra. Nhà phân phối lớn thường có quy trình hoá đơn ổn định hơn, nhưng vẫn nên tra hoá đơn nhận được trên cổng hoá đơn điện tử.
Người bán nhỏ giá rẻ nhưng rất uy tín trong ngành thì sao?
Uy tín là điểm cộng, nhưng phép so vẫn phải dựa trên loại hoá đơn và chi phí thực. Nếu họ lập hoá đơn hợp lệ và giá trước thuế thấp hơn, họ thực sự rẻ hơn.
Ví dụ trong bài có dùng được để quyết định thật không?
Ví dụ chỉ minh hoạ cách tính với thuế suất giả định. Khi quyết định thật, thay bằng thuế suất giá trị gia tăng của mặt hàng, thuế suất thuế TNDN của doanh nghiệp mình và điều kiện thanh toán cụ thể.
